19 januari 2017

Hoe belangrijk is de privacy bij indiensttreding?

In mijn vorige blog vertelde ik dat je één persoon verantwoordelijk moet maken voor het indiensttredingsproces en dat het werk overdraagbaar moet zijn. Maar hoe zit het met de privacy van de medewerkersgegevens? En waar beheer je de verstrekkingen die je uitgeeft?

blog_header_human-resources_01.jpg
 
Is de informatie privacy-gevoelig? 
Hoe waarborg je de privacy van medewerkersgegevens als je met meerdere afdelingen in één systeem werkt? Dit is een veelgehoorde zorg. 
 
De HR-afdeling behandelt immers vaker gevoelige informatie dan een IT- of facilitaire-afdeling, bijvoorbeeld over bijzonder verlof of het functioneren van medewerkers. Dit soort informatie mag doorgaans alleen door HR-adviseurs worden ingezien. 
 
Maar voor processen als de indiensttreding is het juist gewenst om méér gegevens te delen. Bijvoorbeeld of iemand een rijbewijs heeft of een mobiele telefoon krijgt. Dit soort informatie kan over het algemeen prima worden gedeeld zonder afbreuk te doen aan de privacy van de medewerker.  
checklist(1).png
Hoe beheer ik mijn verstrekkingen?
Een belangrijke laatste vraag: in welk systeem moet ik mijn verstrekkingen beheren? En hoe moet ik een selfserviceportaal aanbieden?
 
Het maakt eigenlijk niet zo gek veel uit. Of je de bedrijfsmiddelen die je gaat uitgeven aan de nieuwe medewerker nu vastlegt in een FMIS, ITSM-tool of een eHRM-systeem, het is belangrijk om één bron te kiezen en ervoor te zorgen dat andere systemen hiervan gebruik kunnen maken. 
 
Voor een selfserviceportaal geldt ook dat het niet veel uit maakt welk systeem je kiest, zolang je de klant maar één portaal aanbiedt waar hij met al zijn vragen terecht kan. Of de vraag nu gaat om een HR-, IT- of facilitaire dienst, dat maakt niet uit. Aan de achterkant kun je doorlinken naar de juiste systemen.
 
Benieuwd naar een oplossing voor deze uitdagingen? Neem een kijkje op onze website of schrijf je in voor onze eHRM-nieuwsbrief.
 
Inschrijven HR-nieuwsbrief  

Comments