9 november 2016

Werken aan een geslaagde samenwerking

Het is voor een gemeente niet eenvoudig om samen te gaan werken met een andere gemeente, met een andere cultuur. Laat staan dat drie gemeenten besluiten om de samenwerking met elkaar aan te gaan. Toch is dit precies wat de facilitaire afdelingen van de gemeenten Harderwijk, Ermelo en Zeewolde sinds 2014 doen. Onder de vlag van samenwerkingsverband Meerinzicht zijn deze drie afdelingen samen in één TOPdesk gaan werken met geharmoniseerde processen.

header_topdesk-lite.jpg

Meerinzicht en de kartrekkers
Harderwijk, Ermelo en Zeewolde liggen rondom het prachtige Wolderwijd in Gelderland en Flevoland en ondersteunen gezamenlijk bijna 95.000 inwoners. De drie gemeenten hebben de samenwerking met elkaar opgezocht om hun bedrijfsvoeringstaken gezamenlijk beter en efficiënter uit te voeren en hun bestuurskracht als zelfstandige en autonome gemeenten te versterken.

Door de bedrijfsvoering onder te brengen in een aparte organisatie kan daarnaast professioneler en efficiënter gewerkt worden en schaalvoordeel worden behaald. Er wordt niet alleen samengewerkt op de facilitaire afdelingen, maar ook voor andere ondersteunende diensten zoals Informatie & automatisering en HRM. Het samenwerkingsverband Meerinzicht is sinds 2014 van kracht, ondersteunt zo’n 1200 medewerkers en heeft ongeveer 150 werknemers in dienst.

Twee van deze medewerkers zijn Colette Muntinga en Bastiaan Kadee. Muntinga is door Meerinzicht aangetrokken als projectleider, maar heeft ook de taak om de facilitaire processen tussen de drie gemeenten te harmoniseren en te stroomlijnen. Ook Kadee draagt twee petten: hij werkt als bode en TOPdesk functioneel beheerder voor het facilitair bedrijf.

3 facilitaire afdelingen: 3 culturen
Iedere gemeente brengt zijn eigen cultuur en werkwijze met zich mee. Ondanks deze verschillen, is tijdens het project veel minder weerstand ervaren dan van tevoren werd verwacht. Dit kwam mede door een duidelijke afbakening van het project. Daarnaast werd er vooral gefocust op de overeenkomsten tussen de afdelingen om vanuit die basis verder te werken. Hierdoor werden betrokkenen écht meegenomen in het opstellen van de gezamenlijke processen, vertelt Kadee.

De drie afdelingen stonden open voor nieuwe ideeën en elkaars suggesties, vult Muntinga aan. Dit gold voor alle lagen van de organisaties. Medewerkers waren en zijn enthousiast en nemen hun verantwoordelijkheid.

Mensen meekrijgen
Het was belangrijk om mensen mee te krijgen in de verandering. Zo was het bijvoorbeeld een hele uitdaging om de diensten die worden geboden door de facilitaire afdelingen met elkaar overeen te laten komen qua benaming en beschrijving. Door deze uitdaging met enthousiasme aan te gaan is het gelukt om de organisaties, en in het bijzonder de bodeteams, dichter bij elkaar te brengen. De bodeteams kunnen elkaar mede door dit project beter vinden.

“Laat altijd een digibeet aansluiten bij je testpanel”
Tijdens het project is er veel aan gedaan om de weerstand bij zowel behandelaars als eindgebruikers te minimaliseren. Zo heeft er een communicatiecampagne plaatsgevonden om eindgebruikers te informeren. Bij een testsessie werden heel bewust ook mensen uitgenodigd die moeite hadden om met computers te werken. Zij gaven veel waardevolle inzichten in bijvoorbeeld de indeling van de producten- en dienstencatalogus omdat zij hier met een andere blik naar keken. Daarnaast konden ze het team van heel nuttige, kritische feedback voorzien.

Behandelaars zijn steeds meegenomen in het project door regelmatige updates van de voortgang en hebben een opleiding in het gebruik van TOPdesk gekregen. Daarnaast is ook aan andere praktische zaken gedacht. Zo krijgen alle bodekamers een groot scherm op de muur waarin de meldingen, reserveringen en bezoekers in TOPdesk te zien zijn. Hierdoor hoeven ze niet eerst in te loggen op de computer, iets dat voor sommige bodes een drempel is, om een overzicht te krijgen van alle openstaande acties. Daarnaast zijn andere tools, zoals de digitale agenda, vervangen door TOPdesk. Hierdoor is alle informatie voortaan gemakkelijker vanaf één plek te benaderen.

De eerste resultaten
Zelfs in dit vroege stadium zijn de eerste resultaten van dit project al zichtbaar. Zo heeft het project onder meer geleid tot een betere onderlinge samenwerking tussen de verschillende facilitaire afdelingen. Er is meer vertrouwen in elkaar omdat mensen elkaar beter kennen en begrijpen. Ook kunnen de bodes elkaar gemakkelijker vinden.

Daarnaast is er meer eenduidigheid in de werkwijze en processen van de facilitaire afdelingen omdat deze voor zover mogelijk gelijk zijn getrokken aan elkaar. Mede hierdoor is er een mooie stap gemaakt naar een shared servicedesk voor de facilitaire afdelingen en mogelijk in de toekomst van alle ondersteunende afdelingen.

Tips uit te praktijk om te werken aan een geslaagde samenwerking
Steeds meer gemeenten nemen de stap om met elkaar te gaan samenwerken. Volgens Muntinga is het voor deze gemeenten vooral belangrijk om te zorgen dat de processen inzichtelijk zijn en aansluiten op de praktijk. Je hebt dan namelijk echt iets om op terug te vallen.

De doelstelling van de samenwerking moet daarnaast duidelijk zijn, vertelt Kadee. Een gezamenlijk doel kan namelijk de samenwerking bevorderen en eventuele weerstand wegnemen.

Een belangrijke praktische tip om meer draagvlak te creëren, is volgens Kadee dat er vanuit iedere gemeente in ieder geval één betrokkenen moet zijn. Het liefst zijn er per gemeente op verschillende niveaus mensen bij de samenwerking betrokken. Een projectleider, een applicatiebeheerder en vertegenwoordiging op de werkvloer is daarbij ideaal.

Betrokkenen moeten bovendien voldoende tijd hebben om het project uit te voeren, waarschuwt Muntinga. Minimaal één dag in de week tot de livegang, raadt ze aan. Stel daarnaast een einddatum vast om naartoe te werken zodat het geen langdurig traject wordt. Op die manier kun je het project effectief tot een goed einde brengen.

Blog op basis van interview met Colette Muntinga (projectleider) en Bastiaan Kadee (TOPdesk functioneel beheerder) van Meerinzicht

Myrthe Herwig

Written by

Myrthe Herwig, werkt als servicemanagement consultant bij TOPdesk

Comments