23 Março 2017

5 Passos para ter maior segurança ao levar projetos para sua gerência

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Em minha experiência na área comercial, tenho percebido que os analistas e coordenadores de TI responsáveis por um projeto muitas vezes têm dificuldade em serem seguros ao iniciar ou dar andamento a projetos quando a decisão final acarreta em aprovação de budget da gerência e diretoria – por exemplo, em um projeto de aquisição de uma ferramenta para Service Desk. Pelos riscos e pelo investimento, a insegurança inibe ações proativas, tomadas de decisão e estagnam o projeto, além de prejudicar o crescimento do profissional e da empresa. Em outras situações, pela insegurança na hora de ter a aprovação do budget, escolher opções apenas por valores acabam não sendo efetivas, surgindo a necessidade de um novo projeto. Sendo assim, quais ações podem te trazer maior segurança ao lidar com sua gerência durante os projetos e ganhar força para um maior budget?



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1- Defina objetivamente os problemas que precisam de solução

Antes de buscar uma solução, saiba o que você precisa solucionar. Defina uma lista de quais são as dores e necessidades que motivam o projeto. Após definir, entenda como cada uma delas impacta a rotina – geralmente, o impacto é para tempo, dinheiro ou energia. Tempo quando a dor se reflete em perda de tempo com burocracias e processos longos; dinheiro quando a dor impacta em custos altos para a empresa; energia quando a dor gera um esforço e gasto de energia que acaba afetando outras atividades do dia a dia, pois já se está desgastado. Tente transformar estes dados para que eles evidenciem o prejuízo financeiro que a empresa está tendo. Traduzir problemas para prejuízos financeiros é a melhor estratégia para justificar investimentos em soluções.

2- Priorize as necessidades

Após definir problemas e seus impactos, elabore uma lista de prioridades. Tenha apenas 3 que sejam essenciais, pois nem sempre se encontra soluções para tudo, ou quando se encontra, os valores não estão dentro do esperado. De qualquer forma, saiba que para a diretoria, os problemas que mais causam prejuízo financeiro são os que terão maior destaque no momento da escolha por uma solução.

3- Estruture fases e atividades SEMPRE com responsáveis e prazos de finalização

Agora você já pode estruturar as atividades e distribuí-las aos responsáveis. É importante ter responsáveis pelas atividades ou fases para garantir seu andamento. Divida as atividades em fases e a cada final de fase, faça um balanço do avanço. As ações precisam ser objetivas e ter uma data alvo, porém os prazos precisam ser razoáveis e alcançáveis. Exagerar no prazo pode tomar todo o tempo do dia a dia ou até mesmo frustrar e desmotivar quando não alcançados. 

4- Faça acordos prévios com seu gerente/diretor

Após estruturar o projeto, trabalhe a expectativa do seu diretor/gerente sobre as necessidades e a importância do investimento, mostrando os resultados que podem ser atingidos. Desta forma, justificar um aumento no budget se torna mais fácil. Além disso, peça a opinião dele sobre as atividades e mostre também seu ponto de vista e como gostaria de prosseguir com as atividades.

5- Demonstre os resultados

 Este é um passo fundamental para garantir que os objetivos foram alcançados (ou uma porcentagem destes) e também de demonstrar seu trabalho. Seja objetivo, demonstre o problema, fale as ações tomadas e apresente os resultados atingidos, sem precisar entrar em detalhes. Dê crédito a todos que participaram do seu projeto, pois esta é uma atitude bem vista aos olhos não só dos gestores, mas de quem faz parte do seu dia a dia.

Com estes passos, você se sentirá mais seguro ao prosseguir com as atividades, tornando o processo de decisão mais ágil e se destacando pela proatividade. Este comportamento demonstra confiança e empenho para os gestores, que estarão mais aptos a cada vez mais te dar mais poder decisório sobre projetos. Além disso, fica mais fácil solicitar um maior budget ao seu departamento, pois a estruturação das necessidades e das soluções justificarão o aumento no valor.

 

Felipe Carvalho



Felipe Carvalho, Office Sales na TOPdesk Brasil

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