1 Outubro 2020

7 maneiras de melhorar a imagem do seu departamento de TI

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A importância que o departamento de TI tem para as empresas é indiscutível, já que sua eficiência permite que todas as áreas do negócio sigam funcionando sem incidentes. 

Porém, muitas vezes o service desk não recebe o reconhecimento que merece e para ajudar você a mudar este cenário, trouxemos 7 formas de melhorar a imagem do seu departamento de TI.

Continue a leitura para conferir nossas dicas!

1. Transparência 

O gerenciamento das expectativas começa com a comunicação transparente. Seus usuários sabem o que você pode oferecer a eles? É importante informá-los sobre os serviços que o service desk oferece e uma das maneiras de fazer isto é apresentando um catálogo de serviços digitais  que, quando incluído em um portal de autoatendimento, facilita a comunicação de mão dupla. 

Além disso, para garantir a transparência, o service desk deve fornecer relatórios que auxiliam os gestores a resolver as necessidades imediatas, incidentes e problemas técnicos dos usuários. Assim, os analistas ganham em produtividade, os clientes são atendidos com mais agilidade e a gestão do setor é levada a outro patamar.

2. Custos X satisfação do cliente

No mundo ideal, um provedor de serviços deveria estar disponível o tempo todo para responder as perguntas dos clientes internos, mas muitas vezes isso não é possível. Por isso, é importante encontrar o equilíbrio perfeito entre o nível de satisfação dos clientes internos e os custos dos departamentos de suporte.

Este equilíbrio pode ser alcançado focando mais no cliente e obtendo dele a percepção do seu nível de satisfação. Afinal, sabendo onde estão os gargalos fica mais fácil buscar as soluções corretas, não é mesmo?

3. Boa comunicação é fundamental

O gestor de service desk deve também estar atento à comunicação com o cliente e sempre buscando melhorias para incrementar este aspecto.

Além disso, é papel da equipe incentivar o uso das ferramentas disponíveis e o uso do autoatendimento pelos usuários, já que essas funções garantem a redução de chamados repetitivos e também auxilia na satisfação do cliente, que pode encontrar a solução mais rápida para as suas solicitações.

Ao projetar novos serviços, a boa comunicação entre áreas deve ser sempre pensada e executada com sucesso, caso contrário, os serviços não serão utilizados como deveriam e todo o trabalho da equipe torna-se ineficaz.

4. Mostre-se profissional

Como departamento de suporte, o time do service desk lida com diferentes perguntas de diversos clientes internos. Todos esses clientes têm expectativas sobre os serviços que o departamento de TI fornece. Portanto, comunique uma imagem consistente e uniforme à organização. 

Uma boa imagem mostra à organização a importância que o departamento representa, por isso, gerenciar as expectativas do seu cliente é essencial quando se deseja aumentar a sua satisfação e mostrar o profissionalismo do departamento.

5. Esteja preparado para enfrentar problemas 

Segundo pesquisas, a fidelidade dos clientes aumenta na medida em que seu departamento os satisfaz no enfrentamento de problemas. Atualmente a grande questão é em relação à segurança dos dados. 

Por isso, o profissional de TI precisa estar sempre atento às novas ameaças que surgem e aos processos de criptografia para dificultar o acesso às informações do negócio.

Dados coletados pela Fortinet revelam a assustadora realidade do crime cibernético na América Latina e no Caribe, com o registro de 85 bilhões de tentativas de ataques cibernéticos em 2019. Somente no Brasil, foram mais de 24 bilhões de tentativas de ataques, o que representa uma média de 65 milhões de tentativas ao dia. 

Com o crescimento dos riscos, o profissional de TI precisa realizar trabalhos de orientação aos funcionários, monitorar as redes da empresa e os principais sistemas. Isso é fundamental para garantir a satisfação dos clientes.

6. Tenha clareza nos acordos

Muitos departamentos que prestam serviços esquecem de comunicar o cliente sobre o tempo necessário para processar uma solicitação.

Quando determinado serviço será atendido? A comunicação clara e o SLA previsto garantem menos reclamações sobre os prazos de entrega, ajudam a aumentar a satisfação do cliente e, consequentemente, melhoram a imagem do departamento de TI perante as outras áreas.

7. Acompanhe as entregas

Também cabe ao profissional de TI controlar e analisar a forma como os usuários utilizam as ferramentas digitais da companhia. É preciso acompanhar o funcionamento das aplicações e identificar falhas antes que criem problemas.

Nesse sentido, um software de ITSM auxilia seu service desk na identificação de problemas, gestão de diferentes departamentos dentro da empresa e acompanhamento da performance dos funcionários. Além disso, entrega serviços de melhor qualidade a seus clientes.

Quer saber mais sobre as vantagens que a implementação do service desk oferece a seu departamento de TI?

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