15 Janeiro 2019

Como um service desk ajuda você a ser mais produtivo?

 

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Muitas vezes, dependendo da área que o profissional atua, sua rotina pode ser exigente, desgastante e pior: pouco produtiva. Sabe aquela sensação de chegar ao fim do dia e ter a impressão que entregou muito menos do que poderia? Então, ela costuma ser comum para os analistas de TI. Isso porque eles ainda não conhecem o potencial transformador de uma ferramenta de service desk.

As cenas se repetem. Se o analista está na mesa, o telefone não para de tocar: os colaboradores pedem ajuda a todo instante. Já quando está focando em um reparo é o celular que não para. Seja no corredor ou no almoço, os colegas também o abordam pessoalmente solicitando apoio. Ufa! É muita demanda para um profissional.

Neste contexto, a questão central é: como lidar com tantas situações diferentes e com a pressão que vem de todos os lados? Como atender todos - a gerência, que exige o máximo de performance e o colega, que precisa da máquina para concluir seu trabalho, sem explodir? Pode até parecer impossível, mas não é.

Quer entender como um software IT Service Management (ITSM), focado em uma abordagem estratégica de todas as atividades de TI da organização, pode ajudar a reinventar sua rotina e ganhar mais produtividade? Continue lendo este artigo!

Porque usar um service desk

Muito além de simplificar a rotina e otimizar a produtividade dos analistas, a implementação de uma solução tecnológica como o TOPdesk traz uma série de outros benefícios para a empresa.

O software centraliza e reúne todas as necessidades de TI da organização em uma única plataforma. Desse modo, fica muito mais fácil fornecer e gerir todo o apoio operacional aos usuários de um sistema. As interações são registradas como forma de controle e monitoramento e o analista tem uma visão clara das demandas. É possível categorizá-las, inclusive, por ordem de prioridade.

A Forrester Consulting em um estudo do Impacto Econômico Total™ (TEI) para a TOPdesk listou algumas vantagens significativas do software para as organizações. São elas:

• Melhorias nos processos e workflows simplificados conferindo mais agilidade e qualidade ao serviço;

• Definição de métricas adequadas, relatórios de priorização e melhor tempo de resolução;

• Melhor gerenciamento das demandas e alívio da carga de trabalho proporcionados pelo autoatendimento, resultando na melhora da qualidade do serviço.

• Reconfiguração do time de profissionais, com atualização das credenciais de funcionários, reduzindo o tempo de processamento manual.

A seguir, veja, na prática, como as funções do TOPdesk podem simplificar a sua rotina de analista e, com isso, melhorar a sua produtividade e a da equipe também.

#1 Organização

Com todas as demandas incluídas em uma única plataforma, você pode adotar uma nova sistemática para organizar as atividades e tarefas pendentes, mas não apenas isso. Os recursos do service desk trazem uma série de novas possibilidades. São algumas delas:

  • Configuração e gestão do Portal de Autoatendimento;
  • Acompanhamento do Painel de Desempenho;
  • Planejamento de longo prazo;
  • Gestão Operacional

#2 Gestão dos chamados

Muito possivelmente você já chegou à exaustão por passar horas à fio “apagando incêndios”. Acontece e é bem mais comum do que deveria. Isso porque na maioria das vezes a resolução de chamados não é feita de maneira rápida nem assertiva.

A ineficiência, derivada também da falta de uma gestão de chamados adequada, compromete a produtividade e o desempenho dos profissionais. Para te ajudar o TOPdesk oferta um módulo que permite registrar, ordenar e controlar o fluxo de chamados dos seus solicitantes.

#3 Menor tempo dedicado a cada chamado

O conjunto de módulos do TOPdesk oferecem todos os recursos que você precisa para ter muito mais rapidez e eficiência na resolução de cada questão.

A funcionalidade de Gestão de Incidentes, por exemplo, permite registrar, processar e escalar todos os incidentes registrados na organização. Com a emissão e a análise de relatórios de chamados você constrói uma base de conhecimento e soluções padrão que auxilia muito na busca pelas tratativas certas.

#4 Interação facilitada com o solicitante

O Portal de Autoatendimento traz todos os recursos necessários para que o usuário possa buscar a resolução da questão e somente depois, se preciso, registrar o chamado. Feito isso, ele acompanha o status de suas chamadas e você, analista, interage facilmente com ele via e-mail ou portal.

Para facilitar ainda mais você pode configurar a estrutura do Portal de Autoatendimento, conforme o perfil dos solicitantes e os tipos de demandas recebidas.

#5 Processos automatizados e conectados

Na realidade da organização, muitas coisas acontecem simultaneamente. Alterações no quadro de funcionários, mudanças internas, compra e instalação de equipamentos: são muitas movimentações que geram outras tantas atividades. E a questão é: como administrar essas demandas de trabalho? O software ITSM da TOPdesk é a melhor solução.

Ele permite organizar o fluxo de atividades relacionadas às demandas, ajuda no alinhamento e garante uma maior eficiência na entrega do serviço final dentro dos acordos estabelecidos.

Como o módulo propõe a adoção de um workflow por processo macro, integrando os departamentos dentro do mesmo workflow, tudo flui com muito mais agilidade. A distribuição de tarefas é automática, o acesso às informações é concedido a cada um dos envolvidos e o atraso entre os subprocessos pode ser eliminado. Muito mais produtividade para você e para os demais profissionais!

#6 Desempenho superior

Com tantos recursos e funcionalidades uma ferramenta de service desk é a melhor alternativa para simplificar a sua rotina, melhorar o seu dia a dia e otimizar o seu tempo.

Desse modo, além de aperfeiçoar o gerenciamento das demandas da área, você atende com mais agilidade, garantindo a disponibilidade para os solicitantes.

Além disso, conquista mais produtividade e uma performance superior. Quer entender melhor com a adoção de um software de ITSM pode melhorar o seu desempenho? Conheça mais sobre a solução TOPdesk e surpreenda-se com seus benefícios.

 

 

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