8 Junho 2017

Seleção personalizada de uma ferramenta

Selecionando uma ferramenta customizada

O mercado de gestão de serviços é um mercado muito maduro. Muitos fornecedores produzem softwares de última geração com uma interface moderna e de fácil utilização. É por isso que é difícil decidir qual ferramenta você quer, uma vez que você decidiu começar a procurar uma nova. Como você escolhe uma ferramenta que se adapte à sua empresa?

 

Mantendo a visão macro em mente

Ao selecionar uma ferramenta de gerenciamento de serviços, é importante manter a visão macro em mente durante todo o processo: não apenas as especificações da ferramenta, mas também o lado "humano".

Seus funcionários precisam ser capazes de trabalhar com a ferramenta. O que uma organização considera uma boa ferramenta, poderia ser inteiramente diferente para outra organização. O set-up atende a sua organização? O fornecedor pensa junto com você?

 

Conhecendo o mercado

A fim de criar uma base sólida para a seleção de ferramentas, é inteligente começar com pesquisa de mercado ampla. Não se esqueça de seus fornecedores: eles têm um conhecimento extenso do mercado. Participe de conversas, mas não perca de vista o processo. Um fornecedor pode ajudar a definir o processo de seleção e fornecer informações sobre a evolução do mercado. Eles podem propor questões que você pode não ter considerado. Por exemplo, quais são os prós e contras do software padronizado e do trabalho customizado? Como os prós e contras de sua ferramenta atual se comparam às outras ferramentas?

 

Criando desafios e não demandas

Ao procurar uma nova ferramenta, a maioria das organizações é rápida para começar com uma lista de demandas. Esta lista te dá algo para se basear e descreve elementos importantes. No entanto, uma longa lista de exigências pode ser contraproducente: isso descreve as soluções desejadas, enquanto o valor acrescentado de uma conversa com o fornecedor reside na elaboração de uma solução em conjunto. Você quer atingir um determinado objetivo e que pode ser realizado em mais de uma maneira. Ao estabelecer uma solução em uma lista de demanda, você terá pouco espaço para soluções fora-da-caixa que pode ser mais barato e melhor. É por isso que é inteligente determinar o seu problema e sair da lista de demanda.

Uma lista também não fornece informações suficientes para fazer uma escolha clara. O mercado de gerenciamento de serviços está maduro, o que significa que muitos fornecedores atenderão às suas demandas. Isso torna difícil excluir fornecedores. Além do mais, uma lista de exigências apenas contrai responsabilidades e limita você e seu fornecedor. Estabelecer responsabilidades muitas vezes implica em uma desconfiança oculta no fornecedor. Uma lista não resolve essa desconfiança; é melhor evitar entrar em negócios com uma organização que você não se sinta confortável de negociar.

 

Dando uma boa olhada em si mesmo

Além de olhar para o fornecedor e o mercado, também dê uma olhada em sua própria organização. É muito importante que você saiba o que está acontecendo. É por isso que você deve envolver os funcionários no processo de seleção. Perguntando aos funcionários que funcionalidades a ferramenta deve incluir, é uma abordagem transparente, mas exigências específicas e uma falta de conhecimento sobre alternativas muitas vezes levam à um caro trabalho sob medida. Uma abordagem melhor seria perguntar quais os desafios que seus funcionários querem resolver e deixar o fornecedor encontrar soluções. Crie um plano e histórias de usuário para cada departamento e deixe o fornecedor mostrar-lhe como eles podem ajudá-lo.

 

Organizando um dia de caso

Uma boa maneira de conhecer a ferramenta e seu fornecedor é organizar um dia útil. Este é um dia em que os fornecedores começam a trabalhar em situações práticas e desafios dentro de sua organização. Fornecedores não serão capazes de se preparar para este dia e você pode descobrir se eles realmente podem fornecer um suporte bom e rápido em situações reais. Eles vão trabalhar em casos reais retirados da organização e tem que mostrar que eles podem oferecer uma solução adequada em um determinado período de tempo. Não só com a ajuda de software, mas também dando uma boa olhada nos processos de negócios, por exemplo. Desta forma, você pode testar a abordagem dos consultores, ver a aplicação do software e descobrir como a colaboração entre seus funcionários e os que estão fora da organização está.

 

Escolhendo Conscientemente

É hora de fazer uma escolha. Reúna-se novamente e seja honesto - há uma conexão com o fornecedor? Considere o sentimento que teve durante reuniões anteriores ao tomar sua decisão final. O resultado dessa escolha deve ser uma decisão equilibrada entre o sentimento que você teve durante as reuniões, o dia do caso, a organização e a ferramenta. Agora você tem certeza de que está fazendo negócios com o fornecedor certo. O contrato está pronto para ser assinado.

Doeke Tomberg



Doeke Tomberg, Head of Marketing and Lead Generation at TOPdesk

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