Sådan forbedres samarbejdet mellem afdelingerne

Hvad er forskellen mellem kooperation og samarbejde? Og hvorfor er nogle organisationer så bange for det sidstnævnte? I sit andet gæsteblogindlæg besvarer brancheekspert Doug Tedder alle disse spørgsmål og mere til. Find ud af, hvordan du forbedrer samarbejdet mellem afdelingerne i din organisation, og hvilke barrierer der skal overvindes.

Kooperation har længe været et kendetegn for succesrige organisationer. Men nutidens digitale verden kræver, at organisationerne er innovative, relevante, lydhøre, arbejder holistisk og løser problemerne hurtigt. Kooperation er ikke nok. Det, der virkelig er nødvendigt, er samarbejde.

Men hvad er forskellen på kooperation og samarbejde?
Afdelinger i en organisation koopererer, når de er enige om at arbejde sammen for at nå et mål eller resultat. Men der er en hage. Når afdelinger koopererer, siger de typisk “Jeg vil gøre min del, og du gør din.”

Samarbejde går meget dybere end bare at arbejde sammen. Samarbejde betyder deling – ikke kun ift. mål og arbejde, men også deling af risiko og belønning. Men nogle organisationer frygter tanken om et samarbejde.

Hvad er der at være bange for?

Samarbejde hjælper organisationer med at få mest muligt ud af deres ressourcer. Det sætter dem i stand til at bruge de rigtige mennesker, til de rigtige opgaver, til at levere de rigtige resultater – og derved forbedres effektiviteten, der skabes stærkere arbejdsforhold samt en forbedring af kapaciteter til problemløsning.

Så hvorfor er nogle organisationer bange for samarbejde?

Denne Harvard Business Review-artikel giver et indblik i, hvorfor nogle organisationer frygter samarbejde. Med samarbejde kommer:

• Tab af gruppeidentitet: identitet giver grupper et tyngdepunkt og mening inden for en organisation.
• Tab af legitimitet: en gruppes legitimitet udvikler sig, når denne gruppe af andre opfattes som passende, acceptabel og værdifuld i organisationen.
• Tab af kontrol: grupper føler, at de skal være i stand til at handle autonomt for at gennemføre en meningsfuld forandring.

Forestil dig, hvordan samarbejde kan give anledning til denne frygt. Måske bliver facility-afdelingen bange for, at de ikke har kontrol over deres egne arbejdsopgaver. Eller medarbejderne i servicedesken kan føle, at de ikke er kvalificeret til at være en servicedesk for hele organisationen.

De ovennævnte bekymringer overlapper hinanden i et vigtigt aspekt: en følelse af territorialt ejerskab. At eje territorium giver grupper mulighed for at differentiere sig, etablere værdi og have de beslutningsrettigheder, der er nødvendige for at udføre deres arbejde.

Derudover repræsenterer samarbejde en betydelig ændring i arbejdsgangene. Traditionelt belønner og kompenserer organisationer individer baseret på opnåelsen af definerede individuelle mål. Men i mange tilfælde resulterer dette i en utilsigtet konsekvens – individer og afdelinger fokuserer mere på at nå individuelle mål – i stedet for på de organisatoriske mål.

Svar på WIIFM'erne

Hvordan kan ledere hjælpe deres organisationer med at overvinde denne frygt for samarbejde?

Før du svarer på “hvorfor samarbejde?”-spørgsmål, skal du svare på WIIFM’erne – “What’s in it for me?” – for både afdelingerne og de pågældende personer.

For at hjælpe afdelinger med at samarbejde, foreslår denne artikel fra Harvard Business Review, at ledere:

• Styrker gruppens identitet ved offentligt at anerkende de kritiske roller, som en gruppe altid har spillet i områder, der er grundlæggende for dens identitet.
• Bekræfter gruppens legitimitet ved offentligt at anerkende gruppens betydning og dens differentierede værdi i virksomheden.
• Genopretter kontrol ved at identificere de vigtigste områder, hvor gruppen har autonomi og beslutningsrettigheder, ved at identificere de processer, beslutninger og andre emner, gruppen har ansvaret for. Overvej derefter de processer, beslutninger og andre emner, der kræver delt eller tvetydig kontrol, og hvordan disse kortlægges i afdelingens identificerede ansvarsområder. Hvis der er overlapninger, kan man løse dette ved at finde andre områder, hvor gruppens kontrol og autonomi kan øges.

Fra et ESM-perspektiv (Enterprise Service Management) skal du minde servicedesken om, hvordan den udmærker sig i sin kernemission: at løse problemer og hjælpe sine kunder med at få deres arbejde gjort. Forsikre ligeledes facility-afdelingen om, at de er de anerkendte eksperter i design og etablering af et fysisk arbejdsmiljø, der muliggør produktivt arbejde. Når det kommer til mennesker, skal du muligvis skræddersy din tilgang afhængigt af den pågældende person.

Denne Fast Company-artikel viser et par måder, hvorpå du kan hjælpe personer, der ikke er så samarbejdsvillige:

• Angiv fordelene: Hjælp enkeltpersoner med at visualisere fordelene ved samarbejdet. Få enkeltpersoner til at oprette en liste over alle fordelene, såsom fordelagtige relationer og deling af ressourcer. Lav derefter en liste over fordelene ved at fortsætte som hidtil. Spørg hvilken liste, der får dem til at føle sig mere forbundet og bemyndiget, og hvilken liste der får dem til at føle sig begrænset.
• Identificer styrker og svagheder: Få enkeltpersoner til at identificere deres egne styrker og svagheder såvel som deres kollegers. Dette vil hjælpe enkeltpersoner med at erkende, at det, at gøre alt selv, ikke er bæredygtigt, og identificere områder for potentielt samarbejde, der kan være en fordel for alle parter.
• Glem ikke missionen: en af de største grunde til, at organisationer kommer bagud i konkurrencen, er at de bliver frakoblet organisationens mission og deres dybere individuelle værdier. Når en person genopretter forbindelse til deres ”why” – hvorfor de f.eks. blev en del af virksomheden – bliver det lettere at fokusere på det større formål snarere end at blive distraheret af mindre slag, der er irrelevante.

Hvad har samarbejde med ESM at gøre?

Effektiv Enterprise Service Management er afhængig af – og hjælper med – at styrke og drive samarbejdet. ESM hjælper organisationer med at fokusere på end-to-end levering og understøttelse af værdier og resultater. Hvis dette er godt udført, så understøtter ESM et godt samarbejde. Ikke alene høster organisationen fordelene ved samarbejdet, men enkeltpersoner og afdelinger ser også, hvordan de bidrager til denne succes – i form af et effektivt samarbejde. Et godt ESM baner også vejen for automatisering af workflows, pålidelighed og konsistens i forretningsprocesser og målbarhed fra start til slut.

Oplev de tre største fordele ved et tæt samarbejde i dette blogindlæg >>

Omfavn samarbejde, ikke kooperation

Organisationer koncentrerer sig ofte fejlagtigt om kooperation i stedet for samarbejde. De fokuserer simpelthen på tools eller på implementering af service management-praksisser inden for de enkelte afdelinger – derved med kooperation.

For at undgå dette skal du bruge disse kortlægningsmetoder til at identificere samarbejdsbehov og muligheder:

• Kortlægning af kunderejsen: en kortlægning af kunderejse (customer journey mapping) illustrerer, hvordan individuelle kunder oplever din organisation. De identificerer hver interaktion mellem kunden og organisationen, og de viser hvilke afdelinger der er involveret på hvert trin samt potentielle samarbejdsområder.
• Kortlægning af værdistrømme: en kortlægning af værdistrømme viser, hvordan information og arbejde flyder gennem en organisation. De fleste værdistrømme inden for en organisation krydser flere afdelinger, hvilket igen illustrerer behovet for et samarbejde.
• Kortlægning af medarbejderrejsen: en kortlægning af medarbejderrejsen er det samme som en kortlægning af kunderejen. Forskellen er, at her ser man på organisationen ud fra medarbejderens perspektiv.

Enhver af disse kortlægningsmetoder vil give en værdifuld vejledning og skaber et godt samarbejde.

Brug disse 10 trin til at kortlægge en kunderejse til din servicedesk >>

5 ting, du skal gøre for at få et effektivt samarbejde

Så hvis du ønsker at få et effektivt samarbejde på tværs af afdelingerne, hvor starter du så? Se disse fem tips:

1. Vær inkluderende: effektivt samarbejde afhænger af, at hver afdeling, der vil bidrage til initiativet, involveres. Godt samarbejde er en holdsport!
2. Forstå vigtigheden af et godt samarbejde: en fokuseret, proaktiv tilgang fremmer engagement og resultater.
3. Identificer og implementer hurtige gevinster: kom godt i gang med et par hurtige gevinster ved hjælp af resultaterne fra kortlægningsøvelserne (beskrevet ovenfor) som vejledning.
4. Iterering: prøv ikke at gøre alt på én gang – i stedet skal du arbejde i små intervaller.
5. Fejr enhver succes: forstærk fordelene ved samarbejdet ved at fejre succeserne.

I Doug Tedders næste blogindlæg vil han diskutere, hvordan man får ledelsesengagement i Enterprise Service Management. Her deler han fire tips til, hvordan du får en bundsolid ESM business case.

Vil du lære mere om, hvordan I kan få et godt samarbejde op at køre? Download vores ESM-e-bog.