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Prozesse

In 5 Schritten die Freigabe für IT-Projekte erhalten

Von Felipe Carvalho am 4 September 2019

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Felipe Carvalho

Office Sales na TOPdesk Brasil

Sie haben eine Idee für ein Projekt – vielleicht sogar schon eine sehr präzise Idee. Außerdem sind Sie fest davon überzeugt, dass Ihr Unternehmen Nutzen daraus ziehen könnte. Nur wie setzen Sie diese Idee jetzt in die Praxis um?

Ich weiß nicht, wie es Ihnen ergeht, aber meiner Erfahrung nach haben die Analysten und IT-Koordinatoren, die für die Projekte verantwortlich sind, meistens Probleme damit, eine Freigabe von Ihren Vorgesetzten oder Geschäftsführern zu erhalten. Oft fehlt die Bestätigung, wenn es darum geht, Projekte in die finale Entscheidungsphase zu bringen oder eine Budgetfreigabe zu erhalten.

Das könnte daran liegen, dass sie sich aufgrund potentieller Risiken unsicher fühlen und ein Projekt dann durch fehlende Entscheidungen stagniert. In anderen Situationen könnte einfach der Gedanke, das Budget vorlegen zu müssen, das mentale Hindernis sein. Was können Sie also unternehmen, um Ihren Vorgesetzten davon zu überzeugen, das Budget zu genehmigen, um Ihr Projekt in Gang zu bringen? Die Antwort? Indem Sie Ihr Projekt besser präsentieren.

1. Definieren Sie die zu lösenden Probleme

Sie selbst müssen überhaupt erstmal wissen, was Sie lösen möchten, bevor Sie sich auf die Suche nach einer Lösung machen. Definieren Sie also eine Liste von Problemfaktoren und Bedürfnissen, um das Projekt voranzutreiben. Nachdem Sie diese Liste erstellt haben, müssen Sie versuchen zu verstehen, wie jeder einzelne Punkt Ihre tägliche Arbeit beeinflusst. Üblicherweise ist zwischen Auswirkungen auf die Faktoren Zeit, Geld oder Energie zu unterscheiden:

Zeit: Wenn das Problem durch Bürokratie und langwierige Prozesse entsteht;

Geld: Wenn das Problem hohe Kosten für das Unternehmen verursacht;

Energie: Wenn das Problem Sie so stark in Anspruch nimmt, dass es Auswirkungen auf Ihren sonstigen Arbeitsalltag hat.

Versuchen Sie, die erkannten Probleme mit handfesten Daten zu verbinden, um den Zusammenhang zu verdeutlichen. Meiner Erfahrung nach ist der finanzielle Aspekt der effektivste, wenn es darum geht, jemanden von einer Investition in zukünftige Lösungen zu überzeugen.

2. Priorisieren Sie Ihre Ergebnisse

 

Nachdem Sie die Probleme und deren Auswirkungen erkannt haben, sollten Sie eine Prioritätenliste erstellen. Um Ihren Standpunkt klar zu machen sollten Sie nur die drei Aspekte präsentieren, die Sie für absolut entscheidend für den Erfolg des Projekts halten. Ihre Präsentation sollte sich nur auf das Wesentliche konzentrieren. Denken Sie daran, dass für Ihren Geschäftsführer die Probleme am aller wichtigsten sind, die den größten finanziellen Verlust verursachen.

3. Strukturieren Sie die Projektphasen und
- aktivitäten richtig

 

Als nächsten Schritt können Sie die Projektaktivitäten strukturieren und Verantwortlichen zuteilen. Nur so können die Aktivitäten und Phasen reibungslos ablaufen. Teilen Sie die Aktivitäten in Phasen ein und prüfen Sie am Ende jeder Phase, ob alles nach Plan läuft. Ihre Handlungen müssen objektiv sein und Deadlines haben, welche aber angemessen und einhaltbar festgelegt sein sollten. Mehr erreichen zu wollen, als nötig, kann natürlich Eindruck machen. Langfristig kann das allerdings dazu führen, dass das Projekt Ihre Mitarbeiter Zeit kostet, die sie normalerweise in das Tagesgeschäft stecken. Das kann zu Frustration und Demotivation führen, wenn dadurch andere Ziele nicht erreicht werden.

4. Treffen Sie Vorkehrungen

 

Nachdem Sie das Projekt strukturiert haben, sollten Sie an den Erwartungen Ihres Vorgesetzten/ Geschäftsführers hinsichtlich der Bedürfnisse und der Wichtigkeit der Investition arbeiten. Zeigen Sie Ihm oder Ihr, wie die bestmöglichen erreichbaren Ergebnisse aussehen würden. Wenn Sie das machen, sollte es Ihnen leichter fallen, eine Budgeterhöhung zu rechtfertigen. Zusätzlich sollten Sie um die Meinung zu den von Ihnen angestrebten Aktivitäten bitten, Ihre Sichtweise schildern und eine Diskussion darüber anstoßen, wie Sie mit dem Projekt fortfahren möchten.

5. Zeigen Sie Ihre Erfolge

 

Erhöhen Sie nach der Freigabe Ihre Chancen, bei weiteren Projekten mitwirken zu dürfen, indem Sie anderen die Erfolge Ihrer Arbeit vor Augen führen und zeigen, wie Sie vorgegangen sind, um Ihre Ziele zu erreichen. Bleiben Sie dabei aber objektiv! Beschreiben Sie so knapp wie möglich, was das Problem war, wie Sie vorgegangen sind und was das Ergebnis war. Vergessen Sie dabei nicht, allen am Projekt Beteiligten Anerkennung zu zollen. Das kommt bei Ihren Kollegen gut an und steigert Ihre Glaubwürdigkeit.

 

Indem Sie diesen Schritten folgen, gestalten Sie den Entscheidungsprozess agiler und stechen als proaktives Teammitglied hervor. Mit diesem Verhalten zeigen Sie Ihren Vorgesetzten sowohl Ihre Zuversicht als auch Ihr Engagement. Die Entscheidungsträger werden sich dann bei zukünftigen Projekten leichter tun, Ihnen mehr Handlungsfreiheiten einzuräumen. Zusätzlich wird es einfacher, ein höheres Budget für Ihre Abteilung anzufragen, da die Strukturierung der Bedürfnisse und Lösungen das größere Volumen rechtfertigt.

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