Par le March 1, 2019

Il n’y a pas si longtemps, je visitais le service IT d’un établissement scolaire afin de les conseiller en matière de gestion de contrats. Trois mois plus tard, ils avaient économisé un million d’euros sur les deux années à venir rien qu’en améliorant la gestion de leurs contrats IT. Et en plus, devinez quoi ? Ce n’était pas sorcier.

En tant que consultant, ce n’est pas très compliqué de déterminer comment les entreprises peuvent faire des économies sur leurs contrats. Généralement, de nombreux établissements n’ont pas d’aperçu clair sur leurs contrats. Dès lors, cela engendre des dépenses inutiles pour des services dont ils n’ont plus besoin, qu’ils ont déjà reçus ou qui sont tout simplement trop chers.

Dressez la liste de vos contrats en cours. Quels sont les contrats payants ? En avez-vous toujours besoin ? Qu’est-ce que ce contrat vous apporte et n’avez-vous pas un contrat similaire auprès d’un autre fournisseur ? Une meilleure vision d’ensemble requiert un investissement de temps, que vous récupérerez facilement si vous le faites dans les règles de l’art.

1. Demandez au service des finances de recenser les flux financiers

Ce service connaît sur le bout des doigts les montants qui entrent et qui sortent de votre entreprise. Prenez rendez-vous avec un collègue pour discuter des flux financiers. Consultez le nom des différents fournisseurs, vos dépenses chez eux et regardez, par exemple, si vous avez des numéros de contrat. Vous tomberez peut-être sur des éléments étonnants, comme une facture émise par un fournisseur Internet qui n’est pas le vôtre actuellement ou encore des factures pour des licences de logiciels que vous n’utilisez plus. Il est alors temps de discuter avec vos fournisseurs.

2. Parcourez vos contrats

L’obligation d’archivage impose que les contrats soient conservés pendant des durées allant jusqu’à sept ans après leur date de fin (aux Pays-Bas, NDLT). Votre entreprise doit respecter cette obligation. Vous devriez donc retrouver quelque part dans l’entreprise des archives où les contrats sont physiquement conservés. Épluchez les archives et retirez-en les éléments nécessaires qui serviront de base à la mise en place d’une meilleure gestion de contrats.

3. Numérisez votre banque de contrats

Cela étant dit, il est temps de numériser tous les contrats présents dans les archives. Avant de commencer, pensez à tout ce que vous voulez enregistrer. Vous garderez sans doute une trace d’informations comme l’identité de la personne de contact interne, le nom du fournisseur, les critères de reconduction et la durée du contrat. Ce dernier pourrait également contenir d’autres informations dont une copie n’est pas nécessairement à conserver. Faites les bons choix et ne perdez pas un temps précieux à enregistrer des informations que vous n’utiliserez plus à l’avenir.

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