Par le September 18, 2020

Les mesures liées à l’épidémie de COVID-19 commencent à s’alléger un peu partout dans le monde. L’occasion pour nombre d’entre nous de réfléchir à un retour au bureau. Mais comment mettre en place un environnement de travail permettant à vos collaborateurs de respecter les mesures de distanciation sociale ? Une seule réponse : la gestion des services d’entreprise (Enterprise Service Management, ESM). Nous nous sommes entretenus avec le groupe de travail chargé de l’organisation du retour au bureau chez TOPdesk afin de découvrir en quoi la collaboration entre les ressources humaines, le département informatique et les services généraux est indispensable. Nous en avons également profité pour glaner trois astuces afin de retourner au bureau avec le sourire (même masqué).

Les départements de service en première ligne

Organiser le retour au bureau est bien plus facile à dire qu’à faire. Comment conjuguer nouvelles méthodes de travail, sécurité des collaborateurs et continuité de votre activité dans une formule qui marche ? Et comment maintenir votre culture d’entreprise ou cultiver l’implication de vos employés en cette période jonchée de bouleversements ?

Mettre en place une politique de retour au bureau efficace commence par vos acteurs de première ligne : les ressources humaines, le département informatique et les services généraux. Pour Josh Bersin, analyste RH et formations, c’est simple : ces services doivent « se serrer les coudes ». Les problématiques soulevées plus haut impacteront l’intégralité de votre société. Résultat : vos équipes devront apprendre à travailler ensemble dans le respect d’une approche de gestion des services d’entreprise (ESM, Enterprise Service Management).

RH, IT et services généraux : un trio gagnant

Dans la plupart des entreprises, les ressources humaines, le département informatique et les services généraux étaient déjà amenés à collaborer (plus ou moins) étroitement. Souvent, ils réalisaient leurs tâches quotidiennes à l’aide d’outils communs ou employaient déjà un point de contact unique. Depuis quelques mois, la pandémie de COVID-19 et l’obligation d’informer régulièrement vos collaborateurs de la situation de votre entreprise ont probablement encore rapproché ces services et les ont poussés à unir leurs forces davantage encore afin de proposer la meilleure expérience employé possible en cette période mouvementée.

Une collaboration qui devrait atteindre son apogée maintenant que le retour au bureau semble se profiler à l’horizon. Les ressources humaines, les services généraux et le département IT : tous détiennent des informations différentes et une vision unique des besoins de votre entreprise et de ses collaborateurs. Ensemble, ils seront plus à même de définir les modalités d’application des mesures de distanciation en entreprise les plus pertinentes dans l’intérêt de votre société et des individus qui la composent.

Après tout, les mesures de prévention du COVID-19 qui ponctueront notre nouvelle réalité professionnelle auront un impact direct sur les ressources humaines, le département IT, les services généraux et leur quotidien. Rien de plus normal donc que de laisser les acteurs les plus impactés par ces mesures décider de la manière dont ils souhaitent les appliquer.

Découvrez comment mettre en place une stratégie ESM au sein de votre entreprise >>

ESM : un outil de respect des mesures de distanciation sociale en entreprise

Vous l’aurez compris, les ressources humaines, les services généraux et le département IT doivent interagir pour faire du retour au bureau un succès. Mais comment se lancer dans une collaboration selon les principes de l’ESM ? Ces trois astuces vous aideront à unir vos forces pour un retour optimal au bureau.

1. Assurez-vous d’être sur la même longueur d’onde
Si vous deviez faire une seule chose avant de vous lancer, c’est celle-ci : vous mettre sur la même longueur d’onde. Sans consensus, la collaboration entre les ressources humaines, le département informatique et les services généraux n’a aucune chance de fonctionner. Vos départements de service doivent parvenir à une vision commune concernant les dossiers les plus importants qu’ils auront à gérer. Fixez vos priorités concernant le retour au bureau. Mettez-vous l’accent sur la productivité ? La continuité de vos activités ? Vous préférez miser sur l’expérience employé dans une volonté d’assurer la sécurité de vos collaborateurs au travail ? Quels que soient vos projets, vous devrez définir un objectif commun avant de vous lancer. Une fois votre objectif identifié, établissez un parcours vous permettant de l’atteindre et la liste des autres collègues dont vous aurez besoin pour mettre vos projets à exécution.

2. Avancez par petits pas
Vous avez déterminé votre objectif commun. Super ! Maintenant, attaquez-vous à un problème à la fois et ne planifiez pas vos progrès sur des mois. Si les temps que nous traversons nous ont appris une chose, c’est bien de progresser lentement, étape par étape. Vous n’avez aucune idée de quand la situation va changer. Vous pourriez très bien être confronté(e) à un nouveau confinement le mois prochain alors que vous planifiez déjà votre agenda 2021. Veillez également à respecter une règle d’or : restez transparent(e) concernant chacune des étapes que vous suivez. La gestion de l’attente est tout simplement indispensable en temps de crise.

3. Trouvez le soutien dont vous avez besoin
Assurez-vous que votre direction soutient pleinement vos projets de mesures de distanciation en entreprise. Si elle est effectivement libre de vous conseiller ou de vous assister dans votre démarche, votre direction doit avant tout soutenir les dispositions prises par les ressources humaines, les services généraux et le département informatique. Vos départements de service vont être amenés à prendre des mesures qui impacteront non seulement leur propre quotidien professionnel, mais aussi celui de toute votre entreprise. Vous ne pourrez donc pas vous passer de l’appui de votre direction.

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Prêt(e) à reprendre le chemin du bureau ?

Plongés dans cette nouvelle réalité du travail à l’heure du COVID-19, pourquoi ne pas aller encore plus loin dans la gestion des services d’entreprise ? Vous prévoyez de reprendre le chemin du bureau ? Téléchargez notre manuel consacré à l’ESM et découvrez comment la gestion des services d’entreprise peut vous aider à appliquer les mesures de distanciation sociale au travail.