blog_header_it_06

Bevált gyakorlatok

Hogyan javítsunk az IT-osztály megítélésén?

Szerző: Erik Pols, megjelent: 2016. november 30.

Maradjon naprakész

Erik Pols

Global Marketing Director

Az IT-osztályok munkájának nagy része a külső szemlélő számára láthatatlanul folyik. Az ön kollégái is számos informatikai szolgáltatást vesznek igénybe már napjuk első fél órájában anélkül, hogy az IT-osztályra gondolnának. Innen pedig kevés választja el a szakembereket attól, hogy előny helyett csak költségként gondoljanak rájuk. Az alábbi öt lépés abban segít, hogy ezt elkerüljük.

Legyen átlátható

Az átláthatóság bizalomhoz és jobb arculathoz vezet. Engedjen belátást az ügyfeleinek azokba az ügyekbe, amelyeknek közvetlen hatása van a mindennapi munkájukra - ilyen lehet például egy tervezett karbantartás. Vezessen be egy digitális bejelentőportált, ahol az ügyfelek követni tudják a bejelentéseiket. Ezen a felületen megoszthatja akár az osztályról készült teljesítményriportokat is. A kommunikáció javítása érdekében pedig küldhet hírlevelet, amelyben informálja az olvasókat, hogy éppen min dolgoznak az IT-s kollégák.

Legyen felismerhető

Hogy profi benyomást keltsen, fontos, hogy egy egységes és következetes képet közvetítsen a szervezet felé. Gondoljon például egy saját logóra az e-mailekben, vagy egy egységes stílusra, ahogyan megszólítja a végfelhasználókat. De megfontolhat olyan opciókat is, mint például egy felismerhető ruházat, vagy például közös kiegészítőket is hordatnak, egy kulcstartót vagy névtáblát. Ezek szintén azt segítik, hogy az IT-osztály láthatóbb legyen a szervezeten belül.

Fordítsa előnyére a problémákat

A kutatások azt mutatják, hogy az ügyfelek elégedettsége ugrásszerűen megnő, miután elvárásaiknak megfelelően kezelik a felmerülő problémáikat. Pont ezért érdemes minél gyorsabban megoldani a kevésbé bonyolult, egyszerűen kijavítható problémákat. Azt pedig jelezze azonnal, ha a probléma egyszerre több kollégát is érint. Egyértelműen kommunikálja azt is, hogy ha egy problémával már elkezdtek foglalkozni, és hogy várhatóan mennyi ideig tart majd a megoldása. Ha egy hibát elhárítottak, ellenőrizze, hogy az érintettek, bejelentők elégedettek-e a megoldással.

Magyarázza el a folyamatokat

Sok kolléga, ügyfél nincsen tisztában azzal, mit von maga után egy új telefon igénylése. Az egyetlen dolog, amit tudnak, hogy hogyan kell leadni a kérelmet és mennyi időt kell várniuk az új készülékre. De a folyamatok mögött gyakran bonyolult engedélyeztetési, átgondolt logikai lépések húzódnak. Ha ezeket megosztja a felhasználókkal, ők is tudni fogják, mi miért történik úgy, ahogy.

Biztosítsa a színvonalas szolgáltatásokat

Végül, de nem utolsó sorban biztosítson minőségi szolgáltatásokat a végfelhasználók számára. Azért, hogy ebbe jobban belelásson, érdemes megfontolni az elégedettségi kérdőívek kiküldését, de hasznos, ha bátorítja az együttműködést és a tudásmegosztást az osztályon belül.

Hagyjon kommentet