Az automatizálás az informatikai részlegek egyik fő trendje. Ha jól csinálják, javíthatja az ügyfélélményt, több mint 40%-kal csökkentheti az IT-hoz érkező bejelentések számát, és csökkentheti a végfelhasználók állásidejét.

Jól hangzik. De hogyan néz ki az automatizálás a gyakorlatban?

Íme 5 informatikai feladat, amelyet automatizálnia kellene:

1. Incidensek regisztrálása

Az incidensek helyes regisztrálása, kategorizálása, priorizálása és hozzárendelése minden informatikai részleg számára létfontosságú. Ez azonban rengeteg időt vesz igénybe.

Szerencsére a mesterséges intelligencia (Artificial Intelligence, AI) segíthet. Az informatikai részleg adatbázisában lévő tudásból tanulva az AI leegyszerűsíti a regisztrációs folyamatot és javaslatokat tesz a megfelelő kategorizálásra, vagy az alkalmazandó SLA-kra.

A mesterséges intelligencia segítségével az informatikai szakemberek kevesebb hibát követnek el, és több idejük marad az ügyfelekre. Mivel az új IT alkalmazottaknak már nem kell megjegyezniük az incidenskategóriákat, sokkal gyorsabban be tudnak kapcsolódni a munkába.

Tegye meg az első lépést a gyorsabb incidensregisztráció felé a TOPdesk automatikus kitöltési funkciójával. Csak kezdjen el gépelni, és hagyja, hogy a TOPdesk kitöltse a többit.

2. Feladatok hozzárendelése

Az incidensek regisztrációjának felgyorsítása mellett a mesterséges intelligencia a feladatok kiosztását is gyerekjátékká teszi.

A korábbi incidensek és kérések alapján a mesterséges intelligencia felméri, hogy egy adott incidens vagy kérés megoldása mennyi időt vesz igénybe. Ezután az informatikai szakemberek szakértelmének szintje és elérhetősége alapján ki tudja osztani a feladatokat.

Ha például egy informatikai szakembernek hirtelen egy órával több idő áll rendelkezésére, az AI egy egyórás feladatot javasol.

Fedezze fel a service desk automatizálás előnyeit ebben a blogban.

„Az ismétlődő feladatok automatizálása több mint 40%-kal csökkentheti az ügyfélszolgálati bejelentések számát és a végfelhasználók állásidejét.”

3. Az ügyfélkérdések megválaszolása

“Hogyan jelentkezhetek be a vállalati wifire?” “Hogyan adhatok hozzá egy megosztott postafiókot az emailemhez?” “Hogyan csatlakoztassam a laptopomat egy nyomtatóhoz?”

Az ön informatikai részlegének nem idegenek az ilyen kérdések. De nem lenne nagyszerű, ha az ügyfelek maguk is megtalálnák a választ ezekre?

Egy chatbot segítségével megtehetik. A mesterséges intelligencia nyelvértési képességét és az ön informatikai részlegének tudását felhasználva a chatbot megérti az ügyfél kérdését, és megadja neki a választ.

És ami a legjobb? A chatbotok nem korlátozódnak az irodai órákra – ez életmentő az egyre növekvő ügyfélelvárások mellett.

Ebben a blogban megtudhatja, mit tehetnek a chatbotok az ön informatikai ügyfélszolgálatáért.

4. Ismétlődő feladatok

Az ismétlődő feladatok minden informatikai szakember létének egyik bosszantó tényezői. Rengeteg időt és energiát emésztenek fel, amit másra is fordíthatnánk. Ráadásul költségesek is. Vegyük például a jelszó-visszaállításokat: A Forrester becslése szerint egy jelszó-visszaállítás átlagos költsége 70 dollár.

A jelszó-visszaállításhoz hasonló, ismétlődő feladatok okozta fejfájásra az automatizálás a válasz. Az ismétlődő feladatok automatizálása több mint 40%-kal csökkentheti az ügyfélszolgálati hívásokat és a végfelhasználók állásidejét – ami gyorsan jelentős költségmegtakarítást eredményez.

5. Az alkalmazottak beléptetése (és kiléptetése)

Amikor egy új alkalmazott csatlakozik a szervezethez, az informatikai részleg feladata, hogy biztosítsa, hogy rendelkezzenek a munkájuk elvégzéséhez szükséges informatikai hardverrel, szoftverrel és jogosultságokkal.

Amikor pedig az alkalmazottak távoznak, az IT-nek korlátoznia kell a hozzáférésüket, és ki kell derítenie, hogy milyen eszközöket használtak, és hol vannak most.

Ezeket a folyamatokat egy kis automatizálással könnyen leegyszerűsítheti. Így az újonnan felvett munkatársak azonnal hozzáférnek az összes szükséges rendszerhez, ami azt jelenti, hogy az első napjukon való várakozás helyett máris elkezdhetik a munkát.

Hasonlóképpen, egy automatizált kiléptetési folyamat gyorsan és egyszerűen megszünteti a fiókokat és a hozzáférést, amikor az alkalmazottak távoznak.

Természetesen az alkalmazottak be- és kiléptetése nem csak az IT számára jelent feladatot. A HR, a létesítmények és más szolgáltatási részlegek is érintettek. A TOPdesk munkafolyamatai segítségével automatikus eseményláncot állíthat be a be- és kiléptetéshez, így minden részleg tudja, hogy mit és mikor kell tennie.