4 kérdés, amelyet fel kell tennünk a változásmenedzsment bevezetése előtt

Mindannyian szeretjük a változásokat, ha ezek valamilyen téren fejlődést jelentenek. Azonban azt is kijelenthetjük, hogy az ITIL folyamatai közül a legtöbb fejfájást a változásmenedzsment okozza. Szerencsére az esetleges problémákat könnyen elkerülhetjük. Az alábbi négy kérdés segítségével könnyebbé tehetjük a változások implementálását.

Mi a változás, vagyis change pontosan?

A változás egy olyan tevékenység, amelynek segítségével cégünk IT-infrastruktúráját javíthatjuk.

Egy változásmenedzsment-projekt elején könnyen a ködben tapogatódzhatunk. Főleg, ha nem mindenkinek ugyan azok az elképzelései azzal kapcsolatban, hogy mi is pontosan egy változás és hogyan tudjuk a folyamatot a lehető legjobban kivitelezni.

Ha már az első napon nem világos, mit értünk pontosan változás alatt – még rosszabb, ha ez nézeteltéréseket is okoz – megnő a kockázata annak, hogy a projekt később zátonyra fut. Kérdezze meg rögtön az első megbeszélés során, hogy tisztában van-e mindenki azzal, mit is értünk pontosan változás alatt.

Hasznos, ha az ITIL által adott meghatározásokat követjük, de ezek interpretációjára is fogékonynak kell lennünk. Emellett nem biztos, hogy mindenki a szükséges tudással rendelkezik az ITIL-lel és a Változásmenedzsmenttel kapcsolatban.

Miért van szükség erre a változásra?

Mielőtt belevágnánk egy folyamatba, mindig tegyük fel magunknak azt a kérdést, hogy miért van szükség az adott változásra. Ha ezt a kérdést nem tudjuk megválaszolni, kevés az esély a sikerre.

Gondoskodjon arról, hogy a projektnek mindig legyen célja. Előfordulhat, hogy egy change folyamatot azért szeretnék létrehozni, hogy munkánk során mindent, ami nem incidens rögzítsünk, és ezáltal kimutatható eredménye legyen. Egy másik folyamatnak a célja lehet pont az is, hogy az incidenseket előzzük meg. Figyeljünk arra, hogy a cél mindig világos legyen.

A folyamat céljának egyértelművé tétele segít abban is, hogy jól tudjuk kezelni az esetleges ellenvetéseket.

Milyen eredményt várunk a folyamattól?

Kerüljük el a szükségtelen információk végeláthatatlan áramlását úgy, hogy a pontos célt gyakorlati szinten határozzuk meg.

Például azt szeretnénk, hogy a változásokkal kapcsolatos kérelmeket kollégáink a jövőben egy űrlapon keresztül nyújtsák be? Az űrlapon csak azokat az információkat kérjük tőlük, amelyekre valóban szükség van. Ezáltal olyan válaszokat fogunk kapni, amelyek a folyamat további részében hasznosak lesznek. Így nem kell a sok haszontalan információ és riport között keresgélnünk, amelyek a szükséges információhoz jutásunkat csak akadályozzák.

Közös nevezőn vagyunk a folyamattal kapcsolatban?

Ha a change-folyamatba csak később kapcsolódunk be, előfordulhat, hogy nem tudjuk pontosan, mi történik éppen. Ez nem is olyan kellemetlen, ha a többi csapattag sincs tisztában azzal, hogy min dolgoznak.

Gondoskodjon már a projekt kezdetén arról, hogy mindenki egy hullámhosszon legyen és ez a későbbiekben is így maradjon. Tartsa magát a tervhez annyira, amennyire csak lehetséges és ha mégis változás merülne fel, tájékoztasson róla minden értintettet.

A jó tervezés és az átlátható dokumentáció csodákra képes. És természetesen a vezető szerepe is fontos. A változásmenedzser feladta, hogy mindenki, aki a projekten dolgozik, tudjon arról, mi történik éppen, valamint hogy az érintett feleket (mint például a vezetőség és a végfelhasználók) naprakész információkkal lássa el a change-ről, ennek hatásáról, és a projekt során esetlegesen felemerülő, őket is érintő változásokról.

Többet szeretne tudni az agilis változásmenedzsmentről? Olvassa el Agilis változáskezelés a gyakorlatban című blogunkat, vagy töltse le Bevált gyakorlatok a szolgáltatás-menedzsmentben című ingyenes e-bookunkat!