Jóváhagyás IT-projektekre

Bevált gyakorlatok

5 tipp, hogyan szerezzünk jóváhagyást az IT-projektünkre

Szerző: Felipe Carvalho, megjelent: 2018. május 16.

Maradjon naprakész

Felipe Carvalho

Office Sales na TOPdesk Brasil

Van egy elképzelése egy projektre – mi több, egy nagyon világos elképzelése. És meg van győződve arról, hogy ezzel jó járna a vállalata. De hogyan valósíthatná meg ezt az ötletet?

Nem tudom, önnel előfordult-e már, de tapasztalatom szerint a projektekért felelős elemzők és informatikai koordinátorok gyakran elakadnak, amikor egy projekt a végső döntési fázisba érkezik, és szükségük lenne a vezetők vagy igazgatók rábólintására, a költségvetés jóváhagyására.

Talán bizonytalanságok merülnek fel a potenciális kockázatok miatt, a döntéshozatal elmarad, a projekt pedig stagnál. De az is lehet, hogy már egyszerűen csak a költségvetés-tervezet előadásának gondolatától is borsódzik a háta. Szóval, hogyan tehet szert a szükséges önbizalomra ahhoz, hogy bátran odaálljon a vezetője elé, és megszerezze a projekt beindításához szükséges költségvetést? A válasz? Jobban kell előadnia.

1. Állapítsa meg a megoldandó problémákat!

Csak akkor van esélye megtalálni a megoldást, ha tudja, hogy mi is a probléma. Szedje össze tehát a projektet motiváló hiányosságok és igények listáját. Miután megállapította mindezeket a problémákat, gondolja át, hogy egyenként hogyan befolyásolják a mindennapi rutint. Általában időben, pénzben vagy energiában jelenik meg a hatás.

  • Idő: ha a probléma a bürokráciában és a hosszan elhúzódó folyamatokban nyilvánul meg;
  • Pénz: ha a probléma a magas vállalati költségekben csapódik le;
  • Energia: ha a probléma leküzdése magasabb erőkifejtést követel meg, így negatívan befolyásolja a többi napi tevékenységet.

Próbáljon konkrét adatokat is találni a beazonosított problémák illusztrálására, hogy a bizonyítékok egyértelműek legyenek. Tapasztalatom szerint érdemes pénzügyi veszteségben kifejezni a problémát: gyakran ez a legerősebb stratégia a megoldásokhoz szükséges befektetések indoklására.

2. Rangsorolja az igényeit

Miután megállapította a problémákat és azok hatásait, készítsen egy fontossági rangsort az igényeiről! Javaslom, hogy csak a három legkritikusabb, elengedhetetlenül fontos igényt mutassa be, így arra összpontosíthat, ami igazán fontos. És ne vesszen el a részletekben! Ne feledje, hogy az igazgató számára a legjelentőseb problémák mindig azok, amelyek a legnagyobb pénzügyi veszteséget okozzák.

3. Alaposan tervezze meg a projekt fázisait és teendőit! 

A következő lépés megtervezni a projekt teendőit, majd átadni azokat a leendő felelős személyeknek. Ez azért fontos, mert mindenképp biztosítania kell, hogy az egyes tevékenységek és fázisok zökkenőmentesen haladjanak. Ossza fel a tevékenységeket fázisokra, és minden fázis végén mérje fel, hogyan mennek a dolgok. Objektív, meghatározott időpontú tevékenységet kell meghatározni, ugyanakkor a határidőknek észszerűknek és megvalósíthatóknak kell lenniük. A túlteljesítési igyekezet ugyan látványos lehet, de hosszú távon azzal járhat, hogy a projekt túl sok időt követel a résztvevőktől, az pedig bosszantó és demotiváló lehet, mivel így nem marad idejük egyéb célok elérésére.

4.Tegyen előkészületeket!

A projekt megtervezése után egyeztesse az igazgatóval vagy vezetővel a befektetés igényeivel és fontosságával kapcsolatban. Mutassa be nekik, hogy mik a legjobb elérhető eredmények. Így várhatóan könnyebben kiharcolhat egy nagyobb költségvetést a projekt számára. Ezen felül kérdezze meg azt is, hogy mi a véleményük a kidolgozott tevékenységekről. Ismertesse a saját nézőpontját, és vitassa meg velük, hogy merre szeretné továbbvinni a projektet.

5.Mutassa be az eredményeidet!

A projekt jóváhagyása után mutassa be az eredményeit másoknak is, és ismertesse, hogy miképp érte el eredményeit. Így nagyobb eséllyel kap újabb projekteket a jövőben is. A bemutatás során mindig legyen tárgyszerű! Röviden ismertesse, hogy mi volt a probléma, milyen lépéseket tett, és mi lett az eredmény. És ne sajnálja az elismerést azoktól, akik részt vettek a projektben! Ezzel nemcsak a hitelességét javíthatja, hanem kedvező benyomást tehet vezető munkatársai felé.

Mindezen lépéseket követve egy agilisabb döntési folyamatot alakíthat ki, és megmutathatja, hogy valóban proaktív tagja a csapatnak. Ezzel vezetői is tisztán látják önbizalmát és elkötelezettségét, és a jövőbeli projektekhez is szívesebben ruházzák majd fel döntéshozatali felelősséggel. Ezen felül az osztályától is könnyebben igényelhet nagyobb költségvetést a továbbiakban, mivel a szervezési igényei és megoldásai igazolják az értéknövelést.

És hogy mivel javíthatja még az esélyeit, hogy észrevegyék? Növelje az osztálya megítélését! Ebben a rövid e-könyvben megtalálja a módját, hogyan.

Tovább az e-bookhoz

Hagyjon kommentet