blog_header_supplier_01

Bevált gyakorlatok

A beszállítókkal való kapcsolat javításának legegyszerűbb módjai

Szerző: Elisette Daams, megjelent: 2018. május 30.

Maradjon naprakész

Elisette Daams

Service Management Consultant

A szolgáltatási szervezetek egyre inkább kezdenek áttérni egy vezetésközpontúbb szerepre. Ez azzal jár, hogy egyre fontosabbá válik az akadálytalan együttműködés a szállítókkal. Világos megállapodásokra, pozitív irányú megbeszélésekre van szükség. De hogyan lehet mindezt megvalósítani?

Jó beszállítói menedzsment

A jó beszállítói menedzsmenttel folyamatosan biztosítható a szolgáltatások minősége, stabilitása és folytonossága, ugyanakkor a költségek is csökkenthetők. A jó beszállítói menedzsment megvalósítása viszont nem könnyű feladat, hiszen nem minden beszállító egyforma. Egyesek csak nagy ritkán látogatnak, miközben mások olyan szorosan együttműködnek, hogy már-már inkább helyszíni kollégának tűnnek, mint külsős munkatársnak. A beszállítók közötti különbségek felmérésével egyértelműsíthető, hogy melyikkel hogyan érdemes bánni.

Ha jó beszállítói menedzsmentet szeretne kialakítani, akkor elsősorban tisztában kell lennie a végfelhasználók igényeivel és elvárásaival – így a kívánt szolgáltatásokkal is. Ezeket egy ügyfél-elégedettségi felméréssel lehet megismerni. Az eredményeket átemelheti egy szolgáltatáskatalógusba, és létrehozhatja a követelmények listáját. Így könnyebben kiválaszthatja a megfelelő szolgáltatót a kiszervezendő szolgáltatásokhoz. A ügyfélelégedettség felmérése nyomán a szolgáltatáskatalógus is módosítható, amennyiben az aktuális szolgáltatás nem felel meg az ügyfél igényeinek és elvárásainak.

Azt is fontos megvizsgálni, hogy a szerződéseket tiszteletben tartják-e. Ezt riportokkal, valamint a szállítóval való rendszeres megbeszéléseken keresztül vizsgálhatja. A szállítóval ápolt jó kapcsolat mindkét fél számára megnyitja a proaktív fejlődés felé vezető utat. A beszállítói menedzsment további lényeges elemei közé tartozik a szállító szerepkörének ismerete, valamint a megfelelő beszállító kiválasztása egy adott termékhez vagy szolgáltatáshoz.

Célzott utasítások a beszállítók számára

A Peter Kraljic által kidolgozott beszerzési portfólió modell nevű mátrix segítségével osztályozhatja a különböző termékeket és szolgáltatásokat, és elemezheti az egyes beszállítók szerepét a szervezeten belül. A beszállítók minősítése támpontot nyújthat a beszállítókkal való legelőnyösebb munkavégzés módjához, és ahhoz, hogyan adhat a beszállítóknak célzott utasításokat. Ez végső soron jobb és professzionálisabb szolgáltatásokat biztosít ügyfelei számára is.

Milyen termékeket és szolgáltatásokat kínál?

A célzottabb beszállítói menedzsment felé vezető első lépés meghatározni azt, hogy milyen típusú termékeket és szolgáltatásokat kínál a végfelhasználóknak. Kraljic négy kategóriát határoz meg: befolyásolható termékek, stratégiai termékek, rutin termékek és szűk keresztmetszeti termékek. Bizonyos termékek és szolgáltatások jelentős hatással vannak a vállalat pénzügyi eredményeire, mások pedig kevésbé. Egyes termékek és szolgáltatások esetén pedig igen lényeges, hogy mikor és kinek szállítanak.

A befolyásolható termékek különböző beszállítóktól kaphatók, és viszonylag drágák. Ezek jellemzően szabványos termékek, például irodabútorok vagy hardvereszközök. A piacon számos beszállítótól kaphatók ilyen típusú termékek és szolgáltatások, így a kínálati kockázat alacsony. Minden termék- és szolgáltatáskategória más megközelítést igényel. A befolyásolható termékekkel gyakran öné a kezdeményezés, mivel a különböző beszállítók erőteljes versenyben vannak egymással. Egy adott beszállító kitűnhet a jó minőségű szolgáltatásával, de az olcsóbb ár mindig jó ok lehet arra, hogy mégis másik beszállítóhoz forduljunk.

A stratégiai termékek többnyire ügyfélspecifikusak, gyakran viszonylag magas értékűek, és csak kevés beszállítótól kaphatók. Így ezekhez a termékekhez és szolgáltatásokhoz beszállítót cserélni gyakran nehézkesebb. Gondoljon például a szoftverekre, a hozzáférési vagy hálózati menedzsmentre, illetve az adatszolgáltatásokra. Ilyenkor fontos megőrizni a termékek és szolgáltatások minőségét. Ehhez a legjobb megoldás a szállítóval való partnerség kialakítása, és a kölcsönös bizalom megteremtése. Ezzel megkönnyíthetjük az információáramlást, és megnyithatjuk az utat a kölcsönös segítségnyújtás előtt. Érdemes növelni a beszállító szerepvállalását mind a pályázati, mind a megvalósítási szakaszban. Szintén lényeges a funkcionális specifikációk használata, hogy mindkét fél kívánságait, követelményeit és elvárásait pontosan tisztázzuk.

A rutin termékek gyakran alacsony értékűek, és több alternatíva közül is választhatunk. Ezekhez a legtöbb költség nem magából a termékből, hanem a termék megrendelési és szállítási folyamatából ered. Igen lényeges tehát a szállítási hatékonyság. A rutin termékek esetében tanácsos csökkenteni termékcsoportonként a beszállítók számát, a beszerzési folyamat egyszerűsítése érdekében. Ehhez felkínálhatod az online megrendelés lehetőségét, a kevesebb számla érdekében pedig használhatsz keretszerződést és havi összesített számlákat. Jó ötlet a tömeges beszerzés is, mivel az nemcsak az árat szorítja lejjebb, hanem a szállítást is megkönnyíti. Az ilyen típusú beszállítók között igen élénk a verseny, így teljes mértékben kiélvezheti ennek az előnyeit.

A szűk keresztmetszeti termékek gyakran alacsony értéket képviselnek, de csak nagyon kevés, vagy éppen csak egyetlen beszállítótól kaphatók. Ez magas szállítási kockázattal jár. Gondoljon például a levélküldésre, vagy bizonyos szoftverekre. Ez viszonylag magas árakat, hosszú szállítási határidőket és gyenge minőségű szolgáltatást eredményezhet. A szűk keresztmetszeti termékekkel kapcsolatosan a legfőbb gondot a beszállítók megbízhatósága és a termékek, valamint szolgáltatások időben történő szállítása okozhatja. Az ár itt kevésbé fontos. Ezekhez a termékekhez és szolgáltatásokhoz fontos alternatívákat keresni, hogy lehetőség szerint csökkentse az ilyen „egyedi” beszállítóktól való függőségét. Ehhez például enyhítheti egy adott termékre vagy szolgáltatásra meghatározott specifikációit.

A beszállítók minősítése

A különböző szervezetek eltérően osztályozzák a termékeket és szolgáltatásokat. Egy kórház például nem ugyanolyan követelményeket támaszt a takarítás felé, mint egy irodaház. Ez a két szervezeti típus tehát más szempontok szerint is fogja osztályozni a takarítást végző szolgáltatót. Egyes jogszabályok, például az ellenőrzések és a pályázati kötelezettségek szintén befolyásolhatják az osztályozást. Így rendkívül fontos, hogy megértse mind a vállalat álláspontját, mind pedig a végfelhasználók kívánságait és elvárásait is, mielőtt a termékeket és szolgáltatásokat – és ennek megfelelően a beszállítókat – a mátrixon belül elhelyezné.

A felvázolt osztályozással felmérheti, hogy mennyi időt és energiát érdemes belefektetnie a beszállítóival kialakított kapcsolatba, valamint a megállapodások és a teljesítmény ellenőrzésébe. A beszállítói értékelés módszere, gyakorisága és részletessége teljes egészében öntől függ, és a tevékenység és a szállító típusától is függ. Rutin termékekhez gyakran használhatók a szabványos mérési szempontok, mint például a szám, az ár vagy a számla minősége. A stratégiai termékekhez azonban tanácsos felvenni szempontként a hibák és panaszok számát, az ügyfél-elégedettséget, a beszállítói részvétel szintjét és a nyújtott szolgáltatások és termékek minőségét is. A rendszeres értékelések során ne csak a negatívumokra összpontosítson: mindenképp adja át a pozitív visszajelzéseket is! Ezzel minden érintett felet motiválhatsz.

Együttműködés

A jó beszállítói menedzsment megvalósításához fontos alaposan megismerni a beszállítókat. Ezzel a tudással felvértezve állapíthatja meg, hogyan érdemes kezelni egy adott szállítót, és mennyi energiát éri meg befektetni az együttműködésbe. Így a beszállítói szükség esetén pontosabb módosításokat hajthatnak végre, és jobb, ön professzionálisabb szolgáltatásokat biztosíthat ügyfelei számára is.

Még többet szeretne tudni? Olvassa el a szolgáltatásintegrációs útmutatónkat e-book formában!

Tovább az e-bookhoz

Hagyjon kommentet