Worcade_graphic.png

Bevált gyakorlatok

Spóroljon a beszállítói szerződéseken ezzel a 3 egyszerű trükkel

Szerző: Yannick van Welzen, megjelent: 2018. március 28.

Maradjon naprakész

Yannick van Welzen

Service management consultant

Nemrég egy oktatási intézmény IT-osztályát látogattam meg, hogy átbeszéljük a szerződéskezelési folyamatukat. Három hónappal később az elkövetkező két évre megspóroltak egymillió eurót. Kizárólag az IT-szerződéseken. Hihetetlenül hangzik, nem igaz? Pedig nem is volt olyan nehéz…

Konzulensként egyszerű átlátni, hogyan spórolhatnak a szervezetek a szerződéseken. Számos cégnek nincs rálátása a szerződésekre, és az azokkal járó költségekre. Ez pedig felesleges kiadásokhoz vezet, mert olyan szolgáltatásokért fizetnek, amelyekre nincs szükségük, már le vannak fedve vagy csak egyszerűen irreálisan drágák.

Vegye nyilvántartásba az aktív szerződéseket! Milyen szerződésekért fizetnek? Még mindig szükség van rájuk? Milyen ellátást kapnak, és esetleg nincs erre már egy meglévő szerződés egy másik féllel? Időt kell fektetni abba, hogy jobban átlássa a jelenlegi rendszert, de ha jól csinálja, akkor könnyedén megtérül a belefektetett energia.

1. Vegye rá a pénzügyes kollégákat, hogy nézzék át a kiadásokat

A pénzügyön dolgozó kollégái pontosan tudják, mennyi pénz megy ki és folyik be. Szervezzen egy megbeszélést velük, hogy ezt átbeszéljék. Vessen egy pillantást a beszállítók nevére, a hozzájuk tartozó költségekre, vagy hogy vannak-e szerződésszámok például. Ha hiszi, ha nem, meglepő dolgokat találhat. Például számlát egy olyan internetszolgáltatótól, aki nem is a jelenlegi beszállító, vagy lejárt licenchez tartozó bekérőt. Itt az ideje beszélni a beszállítókkal.

2. Nézze át a papíralapú szerződéseket

Az archiválási kötelezettség azt mondja, hogy a szerződéseket a lejárat után általában 7 évig még tárolni kell. Az ön szervezetének is meg kell felelnie ebben. Ez azt jelenti, hogy a cégnél kell, hogy legyen egy olyan raktár, ahol az archív, papír alapú szerződéseket tárolják. Érdemes ezeket is átnézni, hogy egy biztos alapot teremtsünk a szerződéskezelési folyamatnak.

3. Digitalizálja a szerződésadatbázist

A fentiek értelmében itt az ideje digitalizálni a szerződések archívumát. Mielőtt azonban nekikezdene, gondolja át, mit szeretne megőrizni. Olyan adatokat, mint a belső kapcsolattartó neve, a beszállító, a megújítási kritérium, vagy a szerződés időtartama, érdemes rögzíteni. Azonban vannak olyan egyéb részletek egy szerződésben, amelyeket valószínűleg nem kell feljegyezni. Ha okosan megfontolja ezeket a döntéseket, akkor nem kell értékes időt vesztegetnie olyan adatok felvitelével, amelyekre később semmi szüksége nem lesz.

Szeretne többet olvasni a témában? Olvassa el az aktív szerződéskezelésről írt blogunkat!

Tovább a cikkhez!

Hagyjon kommentet