HR folyamatok virtuálisan? Igen!

2020 egy olyan év volt, amely mindannyiunk számára számos kihívást és újdonságot tartogatott a COVID-19 pandémia miatt. Nemcsak a munkamódszerek alakultak át, hanem az életünk több területe is, legyen szó az oktatásról, bevásárlásról, nyaralásról. Bár még mindig sok bizonytalanság van a levegőben, nem árt, ha szépen fokozatosan elkezdünk felkészülni arra, hogy mit tervezünk majd a COVID utáni időszakra, hogyan fogjuk vállalatunkat működtetni a megváltozott normák fényében.

Ebben a cikkben összegyűjtöttünk pár ötletet arra vonatkozóan, hogy az emberierőforrás menedzsment, toborzás, betanítás tekintetében mikre érdemes figyelni a jövőben.

Néhány említett trend már korábban elkezdődött, vagy éppen jelenleg is zajlik, viszont érdemes tervezni és foglalkozni velük ettől függetlenül is.

Otthon, mint új iroda

Talán az egyik legszembetűnőbb változás a munka világában, hogy számos szervezet szinte egyik napról a másikra vezette be a home office munkavégzést munkavállalóik és a környezetük védelme érdekében. Korábban sok cégnél csak kizárólagos esetekben engedélyezték az otthoni munkavégzést, és a legtöbb helyen nem is létezett erről semmilyen policy vagy szerződésrészlet. Ha eddig még nem vezettek be ilyesmit önöknél, akkor tegyék meg minél hamarabb a jogi problémák elkerülése végett! A munkaszerződésekben hozzanak létre egy külön részt a home office-ra vonatkozóan, és lehetőség szerint mérjék fel azt is, hogy a munkavállalók rendelkeznek-e az otthoni munkavégzéshez szükséges körülményekkel. Segítse kollégáinak helyzetét, akár az irodából való eszközök hazavitelének lehetőségével, akár otthoni bútorok (pl. irodai asztal, irodai szék) beszerzésére vonatkozó támogatással. A pandémia végeztével sok vállalat gondolkozik már azon, hogy bevezeti a részben otthonról, részben az irodából történő munkavégzést – gondolja át, hogy önöknél megoldható lesz-e mindez. Ha igen, akkor ne habozzon, segítse munkatársait az otthoni iroda kialakításában, hisz mindez a jövőben is jól fog jönni.

A HR újragondolása

A megváltozott munkakörülmények által az is megváltozott, hogy hogyan találjunk új munkaerőt, hogyan tanítsuk be az új kollégákat, vagy hogy hogyan intézzük el a HR adminisztrációt. Korábban ha alá kellett íratni valamilyen papírt egy kollégánkkal, csak odasétáltunk az asztalához az irodában, és már készen is voltunk alig pár perc alatt. Azonban úgy, hogy mindenki otthonról dolgozik, sokszor akár másik városból, ez már nem ilyen könnyen megoldható. Érdemes elgondolkodni és megtervezni, hogy elektronikus aláírásokat milyen módon tudnak létrehozni, az efféle folyamatok megkönnyítésének érdekében.

A toborzási és onboarding folyamatok tekintetében pedig szükséges egy átgondolt stratégiát kiépíteni arra vonatkozóan, hogy hogyan lehet mindent online megoldani. Elsődlegesen keressen egy olyan programot, amellyel stabil videóhívásokat tud indítani, és intézze az interjúkat azon keresztül. Mi a TOPdesknél a Microsoft Teams-et használjuk minderre, számunkra ez bizonyult a legmegbízhatóbbnak és legfelhasználóbarátabbnak. Az elektronikus szerződéskötés után az onboarding is teljesen online zajlik nálunk, melynek során szintén az MS Teams alkalmazást használjuk. Mi bevezettünk egy olyan jógyakorlatot is, hogy az új kollégák nem csak az új csapatukkal és csapatvezetőjükkel “találkoznak” virtuálisan, hanem az összes részleggel kapcsolatba hozzuk őket egy rövid bemutatkozó hívás erejéig. Mindez segít abban, hogy senki ne érezze elszigetelve magát addig, amíg nem tudunk személyesen az irodában találkozni.

A HR adminisztrációra is célszerű valamilyen szoftvert alkalmaznia, ha eddig még nem tették. Egy ilyen rendszer által könnyebben kezelhetővé válnak a kollégák ügyei, a kommunikáció, és a riportálás is.

A munkavállalói élmény fokozása

Bár sajnos a céges csapatépítőket, vacsorákat, piknikeket egy időre szüneteltetni vagyunk kénytelenek, számos egyéb módszerrel járulhat hozzá kollégái jól-létéhez. Lepje meg őket különböző finomságokat, teát, kávét tartalmazó meglepetés csomagokkal házhoz szállítva, küldjön hozzá egy ösztönző üzenetet, éreztesse velük, hogy nincsenek elfeledve, és hogy értékelve van minden erőfeszítésük amit otthonról végeznek a cégért. Szervezhetnek akár csoportos videóhívásokat is, online kvíz-estet, vagy egyéb virtuális játékokat, melyekkel kicsit kiengedhetik mindannyian a gőzt. Nálunk a TOPdesknél az is szokás, hogy kéthetente az irodavezetőnk tart egy rövid prezentációt arról, hogy melyik csapat mivel foglalkozott az útóbbi időszakban, hány új kollégát üdvözölhetünk, merre tart a vállalat. Ezek után általában sokan bent maradunk a videókonferenciában némi kötetlen beszélgetésre. Fontos tehát észben tartani, hogy attól, hogy személyesen most nem tölthetnek időt együtt, még nem kell teljesen lemondani a munka melletti feltöltő lehetőségekről.

Hogyan tovább?

2021 még csak most kezdődött, előttünk az egész év az újdonságok bevezetésére vagy a már meglévő gyakorlatok tökéletesítésére! Iratkozzon fel blog hírlevelünkre, és értesüljön elsőként a legújabb posztjainkról, ötleteinkről, és fejlessze idén is segítségünkkel szervezetének folyamatait!