Távolságtartás az irodában az ESM segítségével

Ahogy a legtöbb országban mérséklődnek a COVID-19 vírus fertőzöttségi értékei, ideje elgondolkozni az irodákba való visszatérésen. Hogyan lehet olyan környezetet kialakítani, ahol meg lehet tartani az előírt távolságot? A megoldás egyszerű: Enterprise Service Management (ESM). Felkerestük azokat a TOPdeskes kollégákat, akik az irodába való visszaköltözésért felelősek, és megkérdeztük őket szerintük miért van szüksége egymásra a HR-nek, IT-nak és az FM-nek (létesítménygazdálkodásnak). Emellett három tippet is olvashat arról, hogyan lehet a visszaköltözés zökkenőmentes.

A visszatérés frontvonalában a szolgáltató osztályok állnak

Az irodákba való visszatérés menedzselése nem olyan könnyű, mint azt elsőre gondoljuk. Hogyan lehet új munkavégzési módokat implementálni, miközben a cégek próbálnak egyensúlyt találni a biztonságos munkavégzés és az üzlet zavartalan működésében. Emellett hogyan lehet megőrizni a szervezeti kultúrát és növelni az alkalmazottak elköteleződését ilyen bizonytalan és változékony környezetben?

A hatékony visszatérési szabályok alkalmazásának első lépése a frontvonalban dolgozókkal történik, vagyis a HR, IT és FM osztályoknál. Josh Bersin HR és Tanulási Analízissel foglalkozó szakember szerint, az említett szolgáltató részlegeknek szorosan össze kell kapcsolódniuk. A fent említett kérdések mindegyike direkt módon érinti ezeket az osztályokat, így munkavégzésükben törekedni kell az ESM megközelítésre.

Miért van szüksége a HR-nek, IT-nak és az FM-nek egymásra?

A legtöbb szervezetben a HR, az IT és az FM több interakciót végez napi szinten, vagy akár már szorosan együtt is működnek. Talán már közös rendszert is használnak vagy egykapus bejelentői felületet. A COVID-19 generált egy igényt a folyamatos információáramlásra, így könnyen lehet, hogy a fent említett három részleg már jó ideje összedolgozik. Ez kulcsfontosságú annak érdekében, hogy biztosítsák a lehető legjobb alkalmazotti élményt, ilyen bizonytalan időkben is.

Azzal, hogy az irodába való munkavégzésre ismét lehetőség nyílik, a kollaboráció fontosabb, mint valaha. Mindhárom részlegnek különböző információk állnak rendelkezésére és másmilyen perspektívából gondolkodnak arról, hogy az alkalmazottaknak és a szervezetnek mire van szüksége. Együtt azonban a lehető legjobb döntést hozhatják meg az irodában alkalmazandó szabályokról.

Végül is minden döntés, ami a vírus alatti irodába való visszatérésről szól, közvetlenül hat a HR, IT és FM osztályokra, valamint azok mindennapos munkavégzésére.

Távolságtartás az irodában az ESM segítségével

Ahogy írtuk tehát, az IT, HR és FM együttműködése sikert hozhat az irodába való visszaköltözés kapcsán. De hogyan lehet elkezdeni a munkát az ESM megközelítésben? Olvassa el három tippünket ennek kapcsán!

1. Törekedjenek az egyetértésre

Minden azzal kezdődik, hogy egyetértést kell teremteni a szolgáltató osztályok között, hiszen enélkül elfelejtheti a közös munkát. Meg kell állapítani mik sorolhatók a prioritást igénylő feladatok közé. A produktivitás? Az üzlet zavartalan működése? Vagy az irodát egyszerűen biztonságos hellyé szeretné alakítani a munkatársak számára, így növelve a munkavállalói élményt? Bármelyik is a cél, a fő, hogy közös legyen. Amint ez tisztázódott, eldönthetik milyen úton érdemes elindulni, ehhez pedig talán még több emberre is szükség lehet.

2. Kis lépések a cél irányába
A cél megvan. Egyszerre azonban egy problémát érdemes megoldani, felesleges hónapokra előre terveket készíteni. Ilyen bizonytalan helyzetben bölcsebb lassítani, lépésről lépésre haladni, hiszen sosem lehet tudni mikor fog ismét 180 fokos fordulatot venni a helyzet. Jelen állás szerint minden ország számíthat egy újabb lezárásra, ami alatt dönteni kell a 2021-es tervekről. Arról mindenképp bizonyosodjon meg, hogy transzparens marad a jövőbeli lépések kapcsán. Egy krízis alatt a legfőbb az elvárások menedzselése.

3. Támogatói közeg
Elengedhetetlen a menedzsment támogatása az irodai távolságtartás és egyéb szabályok terveit illetően. Természetesen vezetői oldalról is érkezhet ötlet, azonban a legfontosabb, hogy a döntések kapcsán a HR, IT és FM hármasa támogatva legyen. Ez kritikus tényező, hiszen ezek a változások nem csak az alkalmazottakra, hanem a szervezet mindennapos munkavégzésére is hatással lesznek.

Készen állnak visszatérni az irodába?

Az irodába való visszatérés a vírus időszakában kitűnő lehetőség az ESM kialakításának irányába. Olvasson az ESM-ről további blogjainkban, és ássa bele magát jobban a témába!

Az ESM szervezetekhez hozzáadott értéke