Hogyan lesz új belépőből kolléga, ha több részleg is érintett?

Azonnal munkába tud állni az önök vállalatához érkező új kolléga? Megvan mindene, amire szüksége lehet – például asztal, belépőkártya, hálózati hozzáférés? Hogyan dolgozik össze az IT, a HR és az FM (vagy létesítményellátás), hogy mindez biztosítva legyen?

Számos szervezeténél a belépési folyamatot nehéz nyomon követni. Ennek az egyik oka, hogy a HR, az IT és a létesítményellátás gyakran egymástól függetlenül dolgozik. Hogyan lehet a leghatékonybaban felépíteni az új kolléga beléptetésének folyamatát? A felmerülő kérdésekről és a válaszokról írunk az alábbiakban.

Ki felelős a komplikációmentes folyamatért?

Tapasztalatunk szerint gyakori, hogy minden részleg elvégzi a folyamat ráeső részét, de senki nem látja át a teljes képet. Ez azonban azt jelenti, hogy az IT- vagy FM-vezetők gyakran utolsó pillanatban értesülnek az új kolléga érkezéséről, és az éppen folyamatban lévő munkát félretéve kell megoldaniuk az illető beléptetését. Éppen ezért okos dolog egyetlen személyt kinevezni, aki a folyamat egészéért felelős. Hogy pontosan ki lesz ez, az nem fontos. Egy HR-es logikus lenne, mert amúgy is nekik kell a belépési folyamat nagy részét elvégezni, és előfordulhat, hogy nem látják át az egész procedúrát. Egy másik megoldás lehet, hogy egy IT-s kollégát nevezünk ki, mert ők gyakran már rendelkeznek hozzáféréssel a bizalmas adatokhoz.

Hogyan előzzük meg a kavarodást, ha valaki szabadságon van?

“Nos, általában Péter intézi a CRM-hozzáféréseket, de ő betegszabin van.”

A megoldás egyszerű: meg kell bizonyosodni arról, hogy a feladatok átruházhatók. Állítsa fel, hogy mely folyamatokat kell követni, és ezt kommunikálja az összes érintett munkatárssal. Néhány cég erre felállít egy külön munkakört, de ez nem mindig működik a gyakorlatban. Gyakran túl sok a kivétel. A legjobb megoldás, ha a folyamatok 80 százalékát standardizálják, a többi pedig rugalmas marad. Így lesz lehetőség rögtönözni ott, ahol kell, de vannak előre lefektetett szabályok, és nem minden csak úgy lóg a levegőben.

Hogyan lehet biztosítani a titoktartást, ha több részleg is érintett?

Ez egy nagyon gyakran felmerülő aggály. És még nagyobb kérdés lehet, ha mindenki ugyan abban a rendszerben dolgozik. Elvégre a HR sokkal több bizalmas információt kezel, mint egy IT vagy létesítményellátás – legyen szó teljesítményriportokról, vagy betegszabadságolásról. Általában ezeket az információkat csak a HR láthatja. Általában ez nem okoz problémát. A HR tudja, mely adatok bizalmasak, és ezekhez nem biztosít hozzáférést. Előfordulhat, hogy a belépési folyamat segítése érdekében szükséges több információt biztosítani, például, hogy az új kollégának van-e jogosítványa, vagy kapni fog-e mobiltelefont. A legtöbb esetben ezeket az információkat egyszerűen megoszthatja anélkül, hogy veszélyeztetné a titoktartást, úgyhogy nincs ok az aggodalomra.

Milyen rendszerben érdemes kezelni a beszállítói cikkeket?

Mindegy, hogy egy létesítménygazdálkodási rendszerben (CAFM – Computer Aided Facility Management), szolgáltatásmenedzsment-szoftverben (ITSM) vagy HR-programban kezeli az eszközöket, a legfontosabb, hogy válasszon egy forrást, és biztosítsa, hogy a többi rendszer ehhez hozzáfér. Ha használ felhasználói portált, nem számít, melyiket választja, egészen addig, ameddig a felhasználóknak egyetlen felületet kell használniuk, ahol választ kaphatnak minden kérdésükre. Ezek könnyen a megfelelő rendszerhez kapcsolhatók a back-enden is.

Ha a részlegek együttműködnek, mindig lesznek olyan apró dolgok, amelyek kidolgozásra szorulnak. Ennek ellenére úgy gondoljuk, hogy a Megosztott Szolgáltatásmenedzsment hosszútávú előnyei bőven ellensúlyozzák az indulásnál felmerülő apróbb nehézségeket.