Door op 01/01/2020

In mijn vorige blog vertelde ik dat je één persoon verantwoordelijk moet maken voor het indiensttredingsproces en dat het werk overdraagbaar moet zijn. Maar hoe zit het met de privacy van de medewerkersgegevens? En waar beheer je de verstrekkingen die je uitgeeft bij indiensttreding?

Is de informatie privacy-gevoelig?

Hoe waarborg je de privacy van medewerkersgegevens als je met meerdere afdelingen in één systeem werkt? Dit is een veelgehoorde zorg.

De HR-afdeling behandelt immers vaker gevoelige informatie dan een IT- of facilitaire-afdeling, bijvoorbeeld over bijzonder verlof of het functioneren van medewerkers. Dit soort informatie mag doorgaans alleen door HR-adviseurs worden ingezien.

Maar voor processen als de indiensttreding is het juist gewenst om méér gegevens te delen. Bijvoorbeeld of iemand een rijbewijs heeft of een mobiele telefoon krijgt. Dit soort informatie kan over het algemeen prima worden gedeeld zonder afbreuk te doen aan de privacy van de medewerker.

Hoe beheer ik mijn verstrekkingen?

Een belangrijke laatste vraag: in welk systeem moet ik mijn verstrekkingen beheren? En hoe moet ik een selfserviceportal aanbieden?

Het maakt eigenlijk niet zo gek veel uit. Of je de bedrijfsmiddelen die je gaat uitgeven aan de nieuwe medewerker nu vastlegt in een FMIS, ITSM-tool of een eHRM-systeem, het is belangrijk om één bron te kiezen en ervoor te zorgen dat andere systemen hiervan gebruik kunnen maken.

Voor een selfserviceportal geldt ook dat het niet veel uit maakt welk systeem je kiest, zolang je de klant maar één portaal aanbiedt waar hij met al zijn vragen terecht kan. Of de vraag nu gaat om een HR-, IT- of facilitaire dienst, dat maakt niet uit. Aan de achterkant kun je doorlinken naar de juiste systemen.

Zet de klant centraal

Het inzetten van een selfserviceportal is een van de zaken die je kan inzetten om de interne klant centraal te zetten. Meer tips voor het centraal stellen van de klant als dienstverlendende afdeling lees je in ons gratis e-book ‘Uw klant centraal’.