De digitale transformatie van de IT-manager

De wereld digitaliseert in razend tempo en de rol van de IT-manager verandert mee. De skill van de 21e eeuw: informatiemanagement. Daar ligt de toekomst van IT-managers, volgens Edward Clarenbach, die bij Walraven een digitale transformatie in de praktijk brengt.

Een industriële revolutie

Er wordt de laatste jaren zo veel gedigitaliseerd, en in zo’n hoog tempo – dat is geen normale verandering. We bankieren online, communiceren via Skype en werken samen in de cloud. Vergis je niet: de digitalisering die we nu meemaken, is niets minder dan een nieuwe industriële revolutie. Sommigen noemen het de derde industriële revolutie, anderen de vierde – het is hoe dan ook een enorme shift in hoe we leven en werken.

De digitale revolutie verandert de rol van IT in organisaties ingrijpend. Dat zie je nu al gebeuren.

Taken van IT worden geoutsourced

Een belangrijke ontwikkeling is dat steeds meer IT-werk wordt uitbesteed. Vergelijk het met elektriciteit, honderd jaar geleden. In het begin van de twintigste eeuw had iedere fabriek een generator en wekte elke fabriek zijn eigen elektriciteit op. Toen kwamen er elektriciteitscentrales die energie voor meerdere fabrieken opwekten. Dat was veel efficiënter. De generatoren gingen de deur uit.

Veel taken die nu bij IT liggen, worden uitbesteed. We gaan toe naar standaardoplossingen, in de cloud, waarbij het technisch beheer bij de leverancier ligt. HR-systemen, financiële pakketten, Office 365 – waarom zou je dat zelf willen beheren? In de praktijk kun je weliswaar niet alles in de cloud doen. Je hebt altijd wel iets lokaals nodig, zoals een printserver. Maar dat zullen uitzonderingen worden.

Tegelijkertijd verschuift het functioneel beheer langzaam naar de business. Dat ligt nu nog vaak bij IT, maar die hebben doorgaans te weinig kennis over hoe zo’n pakket wordt gebruikt. IT’ers werken er niet mee en lopen dus niet tegen inrichtingsproblemen aan. Bovendien wordt software steeds gebruiksvriendelijker, waardoor je weinig technische kennis nodig hebt om het in te richten. Key-users in de business zullen het functioneel beheer van de tools overnemen.

IT’ers worden coördinatoren

IT gaat dus minder ontwikkelen én minder functioneel beheren. Welke taken blijven er over?

De servicedesk zal nog wel in-house blijven, verwacht ik. Als je als klant de IT-afdeling belt, en de telefoon wordt opgenomen door een collega, dan is de helft van de irritatie weg. Dat heeft meerwaarde.

Misschien neemt in de toekomst de digital workforce de servicedesk wel over? Lees hier meer over in dit blog »

Het overige werk van IT zal steeds meer tactisch van aard worden, in plaats van operationeel. IT gaat meer richting service- en contractmanagement. IT’ers worden coördinatoren: ze vertalen de wensen van de business naar de softwareleveranciers en zien erop toe dat die leveranciers hun werk doen. Daarnaast ondersteunen ze de business bij het functioneel beheer.

Kennis van informatiemanagement wordt cruciaal

Wat betekent dat voor jouw rol als IT-manager? Je hebt steeds minder mensen en minder techniek om te beheren. Wat ga jij dan nog managen? Informatie!

Kennis van informatiemanagement wordt cruciaal. Als IT-manager wordt het je taak om te zorgen dat alle data vanuit alle systemen altijd beschikbaar is. Vanuit elk systeem, op elk device, voor elke afdeling. Liefst ook voor je suppliers en je klanten. Natuurlijk wil je niet alle data voor iedereen beschikbaar stellen, maar het moet technisch wel kúnnen.

Vervolgens is het je uitdaging die data om te zetten in waardevolle informatie voor de business. Dat betekent niet dat je over alles moet rapporteren, dan zie je door de bomen het bos niet meer. Kies enkele zinnige parameters en stuur daarop. Als uit een van die cijfers iets opvallends komt, kun je altijd nog verder inzoomen en zien wat er precies aan de hand is.

Als je die informatiestromen goed weet te managen, wordt de hele organisatie veel wendbaarder. Dan kun je als bedrijf echt gaan groeien. Dat is digitale transformatie.

Hoe realiseer je een digitale transformatie?

De grote vraag: hoe ga je zo’n digitale transformatie realiseren? Dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Je moet eenheid aanbrengen in een versnipperd applicatielandschap, processen en procedures uniformiseren, KPI’s afspreken, de organisatiestructuur aanpassen. Dat is nogal wat.

De belangrijkste uitdaging is: hoe overtuig je je baas dat deze investeringen de moeite waard zijn? Hoe laat je zien wat de toegevoegde waarde is van al je plannen? Men snapt vaak wel dat zo’n transformatie ze geld kan besparen, door efficiëntere processen, lagere kosten en kortere doorlooptijden. Maar het blijft allemaal vrij abstract. Moeilijk te kwantificeren. En lastig uit te leggen, want je praat over complexe materie met CXO’s die doorgaans geen IT-achtergrond hebben.

Een digitale transformatie bewerkstelligen vereist ook leiderschap. Het vereist een visie. Je moet de organisatie bij de hand nemen, laten zien wat er allemaal mogelijk is. Hoe helpt digitalisering hen om hun ambities te realiseren?

Het succes van Walraven

Bij Walraven ben ik nu drie jaar bezig met een digitale transformatie. Toen ik begon, was IT echt een rem op de groei van Walraven. De IT-afdeling bestond uit losse units, allemaal met hun eigen systemen, informatie overal verspreid, geen uniforme processen en met een sterk verouderde infrastructuur.

Nu zijn we een heel eind. Het fundament is er. De IT hebben we technologisch gezien weer goed op orde. Ook de organisatie staat. Het is een shared service-organisatie, waarbij IT is samengevoegd met Business process improvement zodat we de business kunnen gaan ondersteunen met het opzetten van goed informatiemanagement. Er zijn nog genoeg uitdagingen, maar we hebben de huidige IT-omgeving beter onder controle. Walraven kan gaan groeien.

Jouw IT-afdeling ook succesvol(ler) maken?

Download het e-book ‘Van kostenpost naar strategisch partner’ en ontdek hoe je jouw IT-afdeling nog succesvoller kan maken.