Door op 17/01/2022

Wordt jouw IT-servicedesk vaak overspoeld met aanvragen? Heeft je team het te druk met brandjes blussen om belangrijke informatie te kunnen bijhouden? Misschien staat je huidige werkwijze je succes in de weg. Of je nu post-its, spreadsheets of een eenvoudig ticketsysteem gebruikt voor de administratie van je serviceprocessen: een moderne tool voor IT-servicemanagement kan al je problemen oplossen. In deze blog leggen we je uit hoe een moderne ITSM-tool bijdraagt aan het succes van jouw servicedesk.

1. ITSM-tools bevorderen efficiëntie

Een moderne ITSM-tool maakt het werk van je servicedesk een stuk eenvoudiger. Door alle IT-diensten samen te brengen op één plek worden kennisuitwisseling, probleemoplossing en het beantwoorden van vragen ineens eenvoudig. Zo bespaar je niet alleen tijd en geld, maar de medewerkers van je servicedesk worden er ook een stuk blijer van. Een ITSM-tool zorgt er dus voor dat je geen tijd meer verliest met brandjes blussen!

Moderne ITSM-tools gebruiken automatisering en andere moderne features om de druk van steeds weer terugkerende taken te verlichten, zodat je serviceafdeling meer tijd overhoudt voor innovaties en andere spannende projecten.

Wil je weten wat de gemiddelde responstijd van je servicedesk is? Of hoe je mensen presteren ten opzichte van de belangrijkste KPI’s? Je hoeft niet langer in het duister te tasten over de prestaties van je servicedesk. Dankzij de geavanceerde rapportagefuncties en dashboards van moderne ITSM-tools kun je in één oogopslag zien hoe je afdeling ervoor staat. Met de ingebouwde rapportagefuncties genereer je in een handomdraai rapporten die een compleet overzicht geven van de prestaties van je team.

En in tegenstelling tot de meeste traditionele ITSM-tools krijg je bij moderne oplossingen ook de beschikking over een uitgebreid kennissysteem. Dit betekent dat je niet meer steeds opnieuw dezelfde vragen hoeft te beantwoorden. Bovendien wordt belangrijke kennis niet langer weggestopt op gedeelde drives of in persoonlijke documenten. Alle kennis komt voortaan op één plek samen. En een kennissysteem is ook handig om nieuwe medewerkers in een mum van tijd op weg te helpen. Kennis is macht, ook hier!

2. ITSM-tools maken je eindgebruikers zelfredzaam

Eindgebruikers van deze tijd zijn ongeduldig. Ze verwachten meteen antwoord te krijgen op hun vragen. Daarom beschikken moderne ITSM-tools over een kennissysteem en een uitgebreide selfserviceportal met standaardoplossingen en antwoorden op veelgestelde vragen. Zo kunnen eindgebruikers zelf de antwoorden op hun vragen vinden, zeg maar vaarwel tegen “heb je al geprobeerd het apparaat opnieuw aan en uit te zetten?”.

Moderne ITSM-tools zijn ook heel intuïtief, doordat ze vanaf het begin zijn ontwikkeld met het oog op een uitstekende gebruikerservaring. In vergelijking met traditionele tools, die vaak nog een ouderwetse gebruikersinterface hebben, zijn de nieuwste systemen bijzonder gebruiksvriendelijk. En als je software makkelijk te gebruiken is, ben je verzekerd van tevreden eindgebruikers.

3. ITSM-tools bereiden je voor op de toekomst

Naarmate je IT-afdeling steeds verder groeit, veranderen ook je behoeften. Maar als je voortdurend brandjes moet blussen, houd je weinig of geen tijd over om belangrijke verbeteringen door te voeren of (stel je voor!) te innoveren. Daardoor loop je het risico dat je steeds verder achterloopt.

Hoe ga je bijvoorbeeld om met privacy? Post-its zijn niet bepaald een ideale oplossing voor het omgaan met gevoelige informatie. En oudere ITSM-tools werken vaak met verouderde browsers zoals Internet Explorer. Dat betekent helaas dat ze extra veiligheidsrisico’s met zich meebrengen en niet voldoen aan de nieuwste privacywetgeving, zoals de AVG.

Een optie is om oudere ITSM-tools te blijven updaten, maar dat is niet altijd even voordelig. Kosten kunnen hoog oplopen als de gebruiksvriendelijkheid zelf geen updates toelaat. En in de tijd tussen twee updates loop je risico’s doordat je software niet voldoet aan de nieuwste standaarden. Moderne ITSM-tools leggen juist de nadruk op privacy en beveiliging.

Bovendien bieden ze tal van mogelijkheden, zoals integratie met andere software en geavanceerde rapportagefuncties, die je beter voorbereiden op de toekomst. En bij moderne SaaS-oplossingen, die in de cloud worden gehost, hoef je je ook geen zorgen meer te maken over softwareonderhoud: dankzij continue implementatie ben je altijd verzekerd van de nieuwste updates.

Toe aan digitale transformatie?

Staat je huidige werkwijze een succesvolle servicedesk in de weg? Stap dan over naar een moderne tool voor IT-servicemanagement. Deze tools bieden meer onafhankelijkheid, besparen zeeën van tijd en vergroten de klanttevredenheid.

Benieuwd welke ITSM-tool de juiste is voor jouw situatie? Download onze koopwijzer voor ITSM-tools om de perfecte oplossing te vinden voor je huidige én toekomstige behoeftes.