Por em January 1, 2021

Com o aumento da concorrência entre as empresas, a inovação e a eficiência nos processos tornaram-se determinantes dentro das organizações. Otimizar rotinas e simplificar o dia a dia das operações são ações que contribuem para manter os negócios competitivos e preparados para as transformações tecnológicas e comportamentais que estão acontecendo.

Um das estratégias adotadas nesse sentido é a implementação de um Centro de Serviços Compartilhados (CSC) dentro das empresas. Essa estrutura, que como o próprio nome indica procura centralizar atividades, tem como objetivo reunir rotinas de diferentes áreas em um único local.

Confira nesse artigo o que é CSC, sua importância dentro das organizações e as vantagens da sua adoção.

O conceito de um CSC

Os Centros de Serviços Compartilhados podem ser definidos como ambientes que centralizam diversas funções administrativas e de apoio dentro de uma empresa, como Financeiro, Contabilidade, TI e Recursos Humanos.

Dessa forma, as unidades de negócio que compõem a organização conseguem focar seu tempo e esforços nas atividades que são o carro-chefe da companhia, gastando menos tempo com processos e tarefas administrativas.

A importância do CSC está no fato dele trazer mais eficiência e assertividade à gestão e aos processos dentro de uma companhia, além de permitir que essas áreas atuem como parceiras estratégicas dentro da organização.

As vantagens do CSC

Custos reduzidos: Ao otimizar processos e focar a solução de tarefas do dia a dia em profissionais operacionais, liberando colaboradores para funções mais estratégicas.
Maior produtividade: Ao padronizar processos e replicar fórmulas que dão certo, a empresa organiza melhor as obrigações de cada departamento, diminui as chances de falhas e torna a execução das tarefas rotineiras mais simples e rápida.
Melhor clima organizacional: Burocracias internas das organizações costumam gerar estresse entre os departamentos. Ao otimizar e estabelecer processos por meio do CSC, as relações interpessoais entre os funcionários melhoram, aumentando consequentemente a satisfação dos colaboradores;
Melhoria na qualidade dos serviços: É muito comum os CSCs aplicarem um questionário de satisfação ao final de cada serviço. Isso permite evoluir os processos, encontrar pontos de melhoria e aprimorar as operações.
Como implantar um CSC?

Na hora de implantar um Centro de Serviços Compartilhados é fundamental conhecer a fundo as necessidades da empresa e dos departamentos que serão impactados.

O primeiro passo é fazer um mapeamento completo de todos os processos da organização. Aqui, envolver os times que realizam essas rotinas diárias é muito importante, pois eles sabem onde estão os maiores gargalos e pontos de atenção.

Em seguida, defina quais são as prioridades e desenhe metas coletivas que devem ser atingidas com a implementação do CSC. Esse documento deve estar claro tanto para a empresa que irá fornecer o software, quanto para os gestores internos da organização.

Feito isso, chegou o momento de analisar cada departamento individualmente, definindo quais processos serão incluídos no Centro e de que forma isso será feito. O que pode ser automatizado? Como simplificar processos e operações?

Outro ponto fundamental nesse processo é um SLA (Service Level Agreement). Ele permitirá que a qualidade dos serviços e atendimentos seja avaliada a partir de indicadores e métricas. Isso auxiliará tanto na tomada de decisões no futuro, quanto na definição de melhorias e avaliações de performance.

E, ao final deste processo, a empresa não deve esquecer do treinamento e capacitação de todos aqueles que irão operacionalizar o CSC, desde os funcionários dos departamentos que terão os processos migrados para o Centro, até os demais colaboradores que usarão o CSC para solicitações e protocolos.

Conte com a TOPdesk

Contratar a ferramenta certa também é muito importante para garantir a integração e o controle dos serviços entre departamentos em um único sistema, possibilitando a sincronização de tarefas e melhor comunicação. A TOPdesk ajuda a otimizar este processo com facilidade e eficiência.

A ferramenta é modular e pode ser configurada de acordo com as necessidades de cada empresa. Entre os módulos estão gestão de ativos, controle de visitantes, serviços integrados, Portal de Autoatendimento e gestão de manutenção.

Agora que você já sabe o que é CSC e a importância da sua implantação, continue lendo nosso blog para conferir mais artigos dentro dessa temática e preparar a sua empresa para o futuro.