Por em May 2, 2017

As relações com seus fornecedores afetam diretamente seus serviços e, portanto, a satisfação de clientes. Uma boa gestão dessas relações pode garantir uma melhor qualidade em seus serviços. Neste artigo, veja como o TOPdesk pode ajudá-lo a conseguir isso.

Ficha de Fornecedor

Na ficha do fornecedor é possível registar os dados de contato do mesmo e das pessoas de contato. Quando você acessa uma ficha diferente do fornecedor, como uma ficha de objeto, o TOPdesk utiliza dessas informações. Isso significa que você pode enviar um e-mail para o fornecedor do objeto por meio de um chamado.

Gestão de Contratos e SLA

O módulo de Gerenciamento de Contratos e SLA permite criar uma visão geral dos contratos (de manutenção) com seus fornecedores. Você pode resumir contratos assinados em poucas linhas, indicar a data de término e, por exemplo, fornecer as possíveis condições de um período de aviso, desta forma, você tem as informações essenciais na mão.

Se você configurar uma data de lembrete, o TOPdesk poderá notificá-lo antes da data de término para renovar ou encerrar o contrato. No TOPdesk, você precisa fazer apenas uma única configuração deste gatilho, dentro do módulo de Gerenciamento de Eventos.

Nem todos os chamados são igualmente importantes. Fornecedores com quem você tem um bom relacionamento sabem quais chamados importam. Na prática, geralmente não é necessário verificar seus fornecedores, o que economiza tempo de registro! Se este não for o caso, você pode registar os SLAs acordados com durações diferentes no TOPdesk. Ao atribuir chamados secundários aos seus fornecedores, você pode ver se um chamado foi processado dentro do tempo de resolução acordado.

Gestão de Ativos

Você nem sempre compra os ativos da empresa do mesmo fornecedor. Talvez você normalmente obtém suas impressoras direto do fabricante, mas, às vezes, compra de um varejista. Se uma dessas impressoras quebrar depois de alguns anos, você gostaria de saber qual fornecedor você precisa entrar em contato para reparos. É por isso que é inteligente registrar o fornecedor no cartão imediatamente.

Gestão de Operações

No melhor dos casos, a colaboração com o fornecedor está em conformidade com os acordos estabelecidos no contrato. Na prática, as vezes, você provavelmente precisará verificar se seu fornecedor executa as atividades acordadas dentro de suas expectativas. Você pode usar o módulo de gestão de operações para isso.

Os fornecedores geralmente realizam manutenções conforme os acordos e sem aviso prévio, e alguns deixam uma ordem de serviço. Você precisa verificar se certas atividades foram realizadas, como uma verificação anual dos sistemas de alarme. Você pode usar o cartão de Atividade como um prompt: você recebe um lembrete para verificar periodicamente se a manutenção foi realizada. O cartão de Atividade também pode ser usado para registrar os pontos principais das atividades. Quando um colega pergunta se as janelas precisam ser limpas, você pode verificar o cartão de atividade para ver quando o limpador de janelas está programado para visitar, por exemplo. Dessa forma, você pode fornecer uma indicação: “O limpador de janelas vem uma vez a cada três meses, então espero que ele venha em duas semanas”.

Nestes exemplos, a Gestão de Operações foi usada para manter uma visão geral. É possível registrar todas as atividades planejadas (incluindo o horário de início e de término). Seus fornecedores muitas vezes trabalham com suas próprias listas de verificação, por exemplo, uma lista com todas as coisas que precisam ser limpas na cantina de sua empresa.

Gestão de Chamados

Além da manutenção regular, podem ocorrer interrupções para as quais você precisa dar uma ordem a um fornecedor. Ligando o fornecedor ao chamado sobre a interrupção, você pode enviar este chamado do TOPdesk para o fornecedor via e-mail. Para isso, o TOPdesk pode executar uma configuração única de uma ordem de trabalho padronizada no módulo de Gerenciamento de Eventos. Se você usar o TOPdesk Mail Import, a resposta do fornecedor é imediatamente adicionada ao chamado do TOPdesk. Isso garante que todas as informações relacionadas a este chamado sejam armazenadas em um único local e o solicitante se mantém atualizado.

Quando o fornecedor vem para corrigir a interrupção, ele provavelmente irá perguntar se existem outras atividades que precisam ser realizadas. Como você vinculou o fornecedor ao chamado, é possível classificar facilmente a lista de tarefas do TOPdesk por fornecedor.

As soluções padrão em Gestão de Chamados também podem ajudar a melhorar a colaboração com seus fornecedores. Primeiro, indique nas soluções padrão quais são as informações necessárias do solicitante. Isso garante que seu fornecedor tenha todas as informações de que necessita. Além disso, as categorias de soluções padrão permitem que você veja facilmente quais fornecedores você pode contatar para este tipo de chamado. Por fim, você também pode registrar informações adicionais para o solicitante na solução padrão, como uma indicação da duração.