Por em September 28, 2017

Adoramos mudanças, se elas forem para melhor. Mas a Gestão de Mudanças ainda é indiscutivelmente o processo ITIL que causa mais problemas para a maioria das pessoas dentro de um projeto. Mas esses problemas podem ser facilmente evitados! Fazer essas quatro perguntas antes de implementar a Gestão de Mudança pode te ajudar a facilitar o processo.

1. O que exatamente é uma mudança?

O início de qualquer projeto de Gestão de Mudanças é a oportunidade mais crítica para as coisas darem errado. Você descobrirá que diferentes pessoas tem ideias MUITO diferentes sobre o que é uma Mudança e como deve ser tratada.

Se não estiver claro para todo mundo, ou pior, discordarem sobre o que é uma mudança a partir do dia 1, você será cobrado se as coisas piorarem mais tarde, porque tudo o que você tinha a fazer era dizer ‘Todos sabem o que é uma mudança?” na primeira reunião.

Não que eu tenha um problema com ITIL, mas para evitar as dúvidas sobre isso, ‘ITIL define claramente as mudanças e o processo de gerenciamento de mudanças…’, eu me refiro à minha postagem anterior no blog. E também quero salientar que nem todos na sua reunião saberão tudo sobre ITIL, ou o que uma Mudança implica.

2. Porque a mudança é necessaria?

Antes mesmo de iniciar qualquer tipo de projeto envolvendo Gestão de Mudanças, pergunte “Por que essa mudança é necessária?”. Se você não pode responder a esta pergunta, isso não é uma boa notícia para as perspectivas de sucesso.

Para alguns projetos, tudo o que é necessário é que qualquer coisa que não seja um incidente ou um problema passe pelo processo de mudança para que haja um registro de tudo o que você fez. Isso é útil para demonstrar ao gestor que você faz outras coisas do que apenas apagar os incêndios. Projetos mais sofisticados procurarão incorporar um processo para evitar que os Incidentes aconteçam, ou se concentrar em relatórios adicionais, simplificação de solicitações padrão, etc.

Compreender o motivo da Mudança é fundamental para ser capaz de lidar com qualquer resistência que você enfrenta. Se quiser mais dicas para superar a resistência à mudança, veja esta publicação.

3. O que nós precisamos do processo?

Defina metas claras para economizar tempo ao invés de ficar atolado em um registro interminável de dados irrelevantes.

Por exemplo, se desejar que os pedidos de alteração sejam enviados através de um formulário, não faça um milhão de perguntas que não deem respostas relevantes. Certifique-se de que a resposta a cada pergunta será realmente útil e útil para o processo, ou você está apenas desperdiçando o tempo todo mundo.

Se todos sabem o que estão fazendo e por que estão fazendo isso, ninguém perderá tempo medindo coisas que não precisa ou trabalhando em partes desnecessárias do processo. O objetivo final deve ser uma implementação bem-sucedida que facilite todos os trabalhos.

4. Todos concordamos com o processo de Gestão de Mudanças?

Se você entrar em um projeto envolvendo uma Mudança no meio do caminho, você pode ser perdoado por não saber realmente o que está acontecendo. Isso ocorre porque, nesta fase, o resto da equipe do projeto provavelmente também não tem ideia do que está acontecendo.

Certifique-se de que todos estejam começando na mesma página, e mantenha todos naquela página. Fique atento ao seu plano e informe todos se você precisa se desviar disso.

Uma boa liderança, um bom planejamento e uma documentação séria ajudam. O seu Gerente de Mudança deve se preocupar não só com que todos os envolvidos no projeto saibam o que está acontecendo, mas também que todas as partes interessadas (incluindo gestores e usuários) estejam cientes da Mudança, o que isso implica e se algum processo muda no final.