Como adaptar o TI ao sistema home office

O mundo passa por um momento bastante delicado na sua história, momento em que uma pandemia vem assombrando a população, que se vê forçada a modificar a estrutura de organização da sociedade.

As empresas estão redesenhando o modelo de interação entre os departamentos, como é o caso da TI, que encontra no home office a melhor das soluções para manter o atendimento do service desk em dia.

Para que as atividades possam prosseguir com excelência no trabalho remoto, 5 pontos precisam ser levados em consideração por esses profissionais. Confira quais são eles:

1 – Organizar o espaço

O profissional responsável por operar um service desk deve estabelecer uma rotina semelhante a que é vivenciada no escritório. A primeira lição é: estar em casa não é sinônimo de desorganização nos horários!

É importante ter um espaço para a realização das tarefas. Pode ser o próprio quarto ou o ambiente mais tranquilo da casa, o importante é que esse local seja agradável, climatizado e o mais silencioso possível.

A questão do silêncio é extremamente importante. O profissional precisa levar em consideração que as ligações e videoconferências acontecerão! Ruídos inoportunos podem ser muito desagradáveis, seja para um parceiro de equipe ou um cliente.

2 – Estabelecer uma rotina

Assim como no escritório, as rotinas são importantes para a organização estratégica das horas do dia. Lembramos que, embora o profissional esteja em home office, o dia segue tendo 24 horas. Logo, ele deve dedicar um período semelhante ao habitual para a realização de suas tarefas.

Embora as tarefas domésticas possam parecer necessárias de serem realizadas em determinados momentos, o profissional deve deixá-las em segundo plano, para manter o foco em suas atividades profissionais.

Estabelecer uma rotina condiciona a mente a criar o hábito de fazer as mesmas coisas todos os dias. Isso possibilita que, com o decorrer do tempo, torne-se mais fácil e automático dedicar várias horas do dia para fins profissionais sem se deixar levar pelas distrações.

Ordenar as tarefas diárias

A organização das tarefas diárias é fundamental para a produtividade do profissional em home office. O modelo check-list funciona muito bem e existem inúmeros aplicativos que podem fornecer essa ferramenta.

É recomendável começar o dia pelas tarefas que exigem maior raciocínio, sequenciando pelas tarefas que exigem menos raciocínio. Assim o profissional estará aproveitando os picos de melhor desempenho de seu cérebro para realizar as tarefas com maestria.

É importante evitar ao máximo a aleatoriedade das tarefas, isso pode prejudicar gravemente o desempenho do operador de um ITSM!

4 – Criar pausas estratégicas

Assim como no escritório, as pausas são fundamentais, isso ajuda no equilíbrio mental e promove uma sensação de bem-estar ao colaborador. Pode ser a cada duas horas por exemplo, ou ao término de uma atividade importante.

A atenção para essas pausas deve ser voltada ao desperdício de tempo! É preciso disciplina para se organizar e não permitir que esse período ultrapasse 10 ou 15 minutos. Embora esteja em trabalho remoto, a rotina deve seguir conforme a convencional.

Respirar um ar fresco e tomar um café trazem uma nova carga de energia para o prosseguimento das atividades, por exemplo.

5- Fugir de distrações

O maior vilão do home office tende a ser a distração. E é dever do profissional fugir de qualquer forma de distração que possa condenar o seu desempenho.

Algumas medidas podem ser tomadas para evitar as distrações, entre as quais estão o distanciamento de televisores e do smartphone, principalmente o segundo, que pode tomar tempo excessivo com redes sociais.

Responder conversas de cunho pessoal é algo que pode ser realizado no período de pausa!

É preciso também não se distrair pelos afazeres de familiares. Já eles precisam compreender que você está em um trabalho remoto e precisa de foco.

Medidas da TOPdesk

As dicas acima são fornecidas com base na experiência da TOPdesk, que nos últimos tempos precisou realizar modificações na estrutura das equipes, adotando o home office como forma de preservação da saúde dos colaboradores e de seus familiares.

Algumas outras medidas estão sendo tomadas pela empresa para manter as tarefas em dia e garantir a proximidade entre as equipes. O cotidiano tem sido complementado com os seguintes afazeres:

Integração Online: Além das reuniões gerais, um momento do dia é reservado para o alinhamento das atividades e para a realização de apontamentos;
Disponibilização de materiais: Os equipamentos necessários para a realização dos trabalhos individuais foram disponibilizados para que os colaboradores pudessem ter em mãos o essencial para prosseguir com as atividades normalmente;
Atualização dos clientes: Os clientes são atualizados constantemente sobre o momento atual da empresa, isso transmite confiança e tranquilidade. A empresa mantém abertas as suas plataformas de contato, passando assim, mais transparência na relação com o cliente.

Se as informações acima ajudaram você e a sua equipe nesse momento delicado, não deixe de acompanhar o blog para mais informações e notícias como essa. « «