3 tips over de praktische toepasbaarheid van een FMIS

Wil je een FMIS inzetten voor het registreren van meldingen en aanvragen? Bedenk dan van tevoren hoe je dit praktisch houdt. Houd hierbij rekening met de facilitair medewerkers die de meldingen uiteindelijk in behandeling gaan nemen. Dit zijn medewerkers die over het algemeen niet veel achter een bureau te vinden zijn. Dus hoe zorg je ervoor dat het werken met een FMIS niet als ‘administratief gedoe’ wordt ervaren? In deze blog geef ik een aantal tips om hierbij te helpen.

Omdat ik zelf consultant ben in de sector onderwijs, zullen de voorbeelden in dit blog specifiek gericht zijn op deze sector. Uiteraard kunnen alle tips op elke organisatie toegepast worden.

Wil je eerst meer te weten komen over het nut van een FMIS ? Lees dan mijn vorige blogpost »

Tip 1. Bepaal welke meldingen je wel en niet wil registreren

Natuurlijk kun je alle vragen, verzoeken en storingen die gemeld worden, registreren in je FMIS. De vraag is alleen: is dit nuttig? Is het bijvoorbeeld nuttig om te registreren dat een student heeft gevraagd of zijn/haar kluisje geopend kan worden?

Mijn advies? Registreer alleen meldingen die:

• Niet direct opgelost kunnen worden;

• Alleen opgelost kunnen worden met behulp van een leverancier;

• Vaker voorkomen en waarvan je historie wil kunnen opbouwen;

• Input zijn voor rapportages die je wil gaan maken.

Zo voorkom je dat facilitair medewerkers het gebruik van een FMIS als ‘administratief gedoe’ ervaren.

Tip 2. Zorg dat meldingen gestructureerd binnenkomen

Voor conciërges is het niet altijd fijn als iedereen zijn melding in de wandelgangen mondeling doorgeeft. Je kunt van de conciërges niet verwachten dat zij alles onthouden wat zij in de wandelgangen zien of te horen krijgen. Structureer daarom de ingang voor het maken van meldingen.

Hoe je dit doet? De meest optimale vorm is via een selfserviceportal die voor alle medewerkers (en studenten) toegankelijk is en waar zij zelf hun melding kunnen maken (ook via hun smartphone). Deze selfserviceportal is ook de plek waar antwoorden op veel gestelde vragen en andere informatie aangeboden kan worden, zodat je gelijk het aantal meldingen terugdringt.

Daarnaast kun je een servicepunt op zetten waar medewerkers en studenten hun meldingen kunnen indienen. Dit mag ook een receptie zijn. De medewerkers van dit servicepunt kunnen de melding namens de medewerker registreren en doorzetten naar de conciërges.

Tot slot kun je vaak in je FMIS een mailbox uitlezen en importeren. Algemene mailboxen waar alle meldingen naartoe gemaild worden, zijn hier uitermate geschikt voor.

Lees hier tips voor een gebruiksvriendelijke selfserviceportal »

Tip 3. Zorg dat facilitair medewerkers meldingen mobiel kunnen behandelen

Zoals ik eerder in deze blog beschreef, zitten facilitair medewerkers niet veel achter een bureau. Het is daarom belangrijk dat zij via hun telefoon meldingen kunnen maken, inzien en afhandelen. Op deze manier kunnen zij snel en eenvoudig de openstaande meldingen inzien zonder dat ze daarvoor aan een computer gebonden zijn.

Deze tips zorgen ervoor dat het FMIS helpt in het gestructureerd vastleggen van melden en het afhandelen daarvan, zonder dat daarbij een overdaad aan informatie en administratie ontstaat.

Ben je benieuwd naar hoe je de afdeling Facilitair en ICT kunnen samenwerken in één tool? Lees dan mijn volgende blog.