Werken met 1,5 meter afstand & Enterprise Service Management

Thuiswerken is al een tijdje de norm en blijft waarschijnlijk nog wel langer ons nieuwe normaal. Maar dat betekent niet dat je geen maatregelen kunt treffen voor de terugkeer naar kantoor voor als de coronamaatregelen soepeler worden. Stel je voor dat werken op kantoor weer kan. Hoe zorg je dan voor een omgeving waarin je medewerkers werken met 1,5 meter afstand? Drie woorden: Enterprise Service Management. We spraken met de Return to Work Taskforce van TOPdesk en ontdekten waarom HR, IT en FM elkaar nodig hebben, en welke drie tips jouw terugkeer naar kantoor tot een succes maken.

Serviceafdelingen aan de frontlinie van verandering

De terugkeer naar kantoor runnen is makkelijker gezegd dan gedaan. Want hoe introduceer je nieuwe werkwijzen en werken met 1,5 meter afstand terwijl je de veiligheid van je medewerkers en de bedrijfscontinuïteit probeert te waarborgen? En hoe zorg je ervoor dat de organisatiecultuur en de betrokkenheid van je medewerkers nog steeds even sterk is in zulke onzekere tijden?

Een effectief kantoorbeleid ten tijde van COVID-19 start met de mensen die aan de frontlinie van het kantoor werken: HR, IT, en Facility Management (FM). HR-analist Josh Bersin denkt dat deze serviceafdelingen voortaan onafscheidelijk zullen zijn. Aangezien de bovengenoemde vraagstukken directe invloed hebben op alle serviceafdelingen, moeten je teams zeer nauw samen gaan werken met een Enterprise Service Management (ESM) aanpak.

Waarom hebben HR, IT en FM elkaar nodig?

In de meeste organisaties hebben HR, IT en FM dagelijks contact. In sommige gevallen werken ze zelfs dagelijks samen. Misschien werken jouw serviceafdelingen wel in dezelfde tool of heb je een single point of contact. Door de onzekerheid omtrent het coronavirus wordt het steeds belangrijker dat je je medewerkers goed op de hoogte houdt van eventuele veranderingen. Waarschijnlijk hebben je serviceafdelingen dus al meer onderling contact om de best mogelijke employee experience te bieden in deze onzekere periode.

Met het shares services model bouw je de service en support op rond de wensen en behoeften van je medewerkers >>

Zodra werken op kantoor weer tot de mogelijkheden behoort, wordt de samenwerking tussen HR, IT en FM belangrijker dan ooit. Elk van deze drie disciplines krijgt andere informatie binnen en heeft een unieke kijk op wat je medewerkers en je organisatie nodig hebben. Samen kunnen je serviceafdelingen de juiste beslissingen maken voor de organisatie zodat je medewerkers veilig kunnen werken met 1,5 meter afstand.

Uiteindelijk zullen alle beslissingen over de terugkeer naar kantoor te midden van coronamaatregelen en –restricties directe invloed hebben op het dagelijkse werk van HR, IT en FM. Daarom is het niet meer dan logisch dat de teams die het werk uiteindelijk uitvoeren ook de beslissingen maken.

Ontdek hoe je Enterprise Service Management introduceert in jouw organisatie >>

Werken met 1,5 meter afstand

HR, IT en FM moeten hun krachten dus bundelen om jouw terugkeer naar kantoor tot een succes te maken. Maar hoe begin je met samenwerken en Enterprise Service Management? Bereid je met deze drie tips voor op werken met 1,5 meter afstand.

1. Krijg iedereen op één lijn

Samenwerken begint pas als iedereen op dezelfde golflengte zit. Als er geen consensus is tussen HR, IT en FM, kun je samenwerken wel op je buik schrijven. Je serviceafdelingen moeten het nu eenmaal eens zijn over de meest belangrijke problemen en vragen die zich voordoen. Bedenk allereerst wat de hoogste prioriteit heeft als het gaat om de terugkeer naar kantoor. Is dit de productiviteit? De bedrijfscontinuïteit? Misschien wil je allereerst dat het kantoor een veilige omgeving is voor je medewerkers, dus focus je je op employee experience. Wat je prioriteiten ook zijn, zorg dat je een gemeenschappelijk doel hebt. Zodra je doel duidelijk is, kun je gaan nadenken over wat je nodigt hebt om je doel te bereiken.

2. Neem kleine stapjes

Je hebt een duidelijk doel opgesteld. Tijd om verder te gaan! Wees wijs en bekijk elk probleem afzonderlijk. Maak niet te veel plannen voor de toekomst. Het zijn ongekende tijden, en daarom is het belangrijk om kleine stapjes te nemen en de situatie per dag te bekijken. Je weet nooit wanneer er iets verandert: misschien komt er wel weer een nieuwe lockdown terwijl jij druk bezig bent met plannen maken voor 2021. Het belangrijkste is dat je transparant bent over de stappen die je wel neemt. In tijden van crisis is verwachtingsmanagement cruciaal.

3. Zoek draagvlak

Zorg dat het managementteam de plannen voor de terugkeer naar kantoor volledig ondersteunt. Natuurlijk kan het managementteam ook input leveren, maar hun belangrijkste functie is de beslissingen van HR, IT en FM kracht bijzetten. Je serviceafdelingen zullen keuzes maken die invloed hebben op het dagelijkse werk van de hele organisatie. Zonder steun van het managementteam lukt dit niet.

Lees hier hoe de Universiteit Utrecht met Enterprise Service Management begon >>

Klaar voor de volgende stap?

De terugkeer naar kantoor plannen biedt de perfecte kans om de volgende stap richting Enterprise Service Management te nemen. Heb jij al een plan voor de terugkeer naar kantoor? Download ons Enterprise Service Management e-book en ontdek hoe ESM je kan helpen met werken met 1,5 meter afstand.