Door op 01/01/2020

Onlangs was ik bij de IT-afdeling van een onderwijsinstelling om ze te adviseren over hun contractmanagement. Drie maanden later hadden ze één miljoen euro bespaard voor de komende twee jaar. Alleen op IT-contracten; de besparingen op facilitaire en HR-contracten zaten hier nog niet eens bij. En het was niet eens zo ingewikkeld.

Mijn ervaring als consultant is dat dit soort besparingen bij veel organisaties te behalen zijn. Veel instellingen hebben geen overzicht van de afgesloten contracten en bijbehorende kosten. Dit leidt tot onnodig hoge kosten, omdat er bijvoorbeeld wordt betaald voor diensten die niet meer nodig zijn, die dubbel worden afgenomen of simpelweg te duur zijn.

In dit blog bespreek ik de eerste en belangrijkste stap: inventariseer je huidige contracten. Voor welke contracten betaal je nog? Heb je ze nog nodig? Wat wordt er geleverd en heb je niet al een soortgelijk contract afgesloten met een andere partij? Deze inventarisatie kan eenmalig een hoop tijd kosten, maar de kans is groot dat je die investering meer dan terugverdient.

1. Bekijk samen met Finance de geldstromen

De finance-afdeling weet precies welk bedragen er bij jouw organisatie in- en uitgaan. Plan een afspraak met een collega van Finance om deze geldstromen te bespreken. Kijk bijvoorbeeld naar de namen van de leveranciers, de bedragen die betaald worden en of er een contractnummer bij vermeld staat.

Vaak komen er dan al enkele opvallende dingen naar voren. Zoals een factuur van een internetprovider bij wie je al tijden geen dienst meer afneemt, of facturen voor softwarelicenties die niet meer worden gebruikt. Hoog tijd om in gesprek te gaan met deze leveranciers.

2. Doorloop de papieren contracten

De archiveringsplicht schrijft voor dat contracten bewaard moeten worden tot zeven jaar na de einddatum. Jouw organisatie moet hier ook aan voldoen. Ergens in jouw organisatie is er dus een archief is waar fysieke contracten liggen opgeslagen. Het kan nogal een werk zijn om in dit archief te duiken, maar het is de enige manier om inzicht te krijgen in alle huidige contracten. Het vormt de basis voor een degelijk contractmanagement.

3. Digitaliseer de contractendatabase

Heb je jouw archief met contracten gevonden? Dan is de volgende stap om deze gegevens te digitaliseren. Voordat je hieraan begint: bedenk van tevoren welke gegevens je echt wilt vastleggen!

Zaken als de interne contactpersoon, leverancier, verleningscriteria en looptijd wil je waarschijnlijk wel vastleggen, maar het contract bevat ook gegevens die je niet per se hoeft over te nemen. Als je hier slim in kiest, weet je in elk geval zeker dat je geen onnodige tijd kwijt bent aan het invoeren van gegevens die je daarna niet meer gebruikt.

Meer weten over beheren van je contracten?

Kijk dan de webinar terug die ik laatst heb gegeven over contractbeheer. Hierin leg ik uit hoe je jouw contractendatabase op orde krijgt en goed kan beheren. Welke eenmalige stappen er nodig zijn, welke rollen je nodig hebt binnen jouw organisatie en hoe je de contracten op orde houdt.