Contracten monitoren met eenvoudige controlemechanismen

Je kunt meer besparen op je leverancierscontracten dan je denkt. Ik geef je in dit blog dan ook een aantal tips hoe je al je contracten eenvoudig kunt monitoren. Wanneer je je contracten op orde hebt, is het zaak dit zo te houden. Je wilt immers voorkomen dat er weer contracten onnodig worden afgesloten of verlengd, zonder dat je het doorhebt.

Het is de verantwoordelijkheid van de contractmanager om te zorgen dat het onnodig afsluiten of verlengen van een contract niet gebeurt. De contractmanager zal hierbij nauw samenwerken met de contractbeheerder en informeren bij de contracteigenaar of verlengen of een nieuw contract nodig is.

Om het overzicht te behouden van alle contracten, is het al voldoende om enkele eenvoudige controlemechanismen op te zetten. Deze zijn:

1.Doorloop elk kwartaal de contractendatabase

2.Houd de contractgegevens up-to-date

3.Verplicht je leverancier contractnummers op facturen te plaatsen

Lees hieronder verder om je meer te weten te komen over deze mechanismen.

Doorloop elk kwartaal de contractendatabase

Bekijk regelmatig de contractinformatie die is vastgelegd in de contractendatabase. In de praktijk is het vaak voldoende om hier eens per kwartaal een paar uur aan te besteden, dit is natuurlijk afhankelijk is van het aantal contracten dat je beheert. Let bij deze controles goed op de opzegdatum, zodat je niet aan stilzwijgende verlengingen vastzit.

Laat daarnaast de contractdatabase automatisch e-mails versturen wanneer een contract dreigt te verlopen: een e-mail twee maanden voor de opzegdatum, en nog eentje een week voor de opzegdatum. En laat deze mails naar meerdere mensen versturen voor het geval de contractmanager toevallig een aantal weken op vakantie is.

Houd de contractgegevens up-to-date

Het vullen van de contractendatabase is belangrijk, maar het up-to-date houden ervan is essentieel. Als de contractinformatie verouderd is – of als je niet weet óf deze informatie nog up-to-date is – heb je er weinig aan. De contractmanager en -beheerder moeten daarom nauw samenwerken om de contractinformatie op orde te houden. Wanneer contractinformatie wijzigt, informeert de contractmanager de contractbeheerder, die deze wijzigingen doorvoert in de contractendatabase.

Verplicht je leverancier contractnummers op facturen te plaatsen

Wanneer je nieuwe contracten afsluit, spreek dan met je leverancier af dan dat er contractnummers op de facturen worden vermeld. Zo kun je precies zien onder welk contract de factuur valt. Wanneer Finance dan een factuur binnenkrijgt die niet aan een contract te relateren is, kunnen zij aan de bel trekken of de factuur direct afwijzen.

Sommige mensen vinden het vervelend om zulke eisen te stellen. Dat is nergens voor nodig. Vergeet niet dat jij de klant bent, en de klant is koning. Het scheelt je een hoop werk en voor de leverancier is het een kleine moeite. Het wordt bovendien steeds gebruikelijker: ik zie in mijn werk steeds meer bedrijven die dergelijke eisen aan leveranciers stellen.

Conclusie: een inspanning die loont

Het loont dus om je leverancierscontractendatabase op orde te hebben. Naast een helder inzicht in welke diensten er worden afgenomen binnen de organisatie en welke afspraken daarbij horen, valt er veel geld te besparen.

Ja, het is een inspanning om deze informatie centraal bij te houden, maar die inspanning gaat zich terugbetalen. Denk maar aan mijn klant die alleen al aan IT-contracten meer dan één miljoen euro heeft bespaard. Door vervolgens je beheerprocessen op orde te hebben, zorg je dat het een kleine moeite is om de contractendatabase up-to-date te houden.