Como se preparar para implementar uma nova ferramenta de ITSM e ESM

Mudar pode ser desafiador. Um exemplo é na implementação de uma nova ferramenta tecnológica. Todavia, manter-se em movimento, buscando aprimoramento da gestão empresarial, somado a adesão às novas tecnologias, são fatores que agregam ao negócio. Apesar disso, verdade seja dita: para que resulte em valor, é preciso planejamento e treinamento da equipe.

Para driblar as dificuldades de implementar uma nova ferramenta, continue a ler esse artigo!

Por que adotar uma nova ferramenta?

Muitas vezes, a gestão – e os colaboradores – estão tão habituados aos processos que acabam perdendo os benefícios que novas tecnologias podem agregar à organização. Atualmente, a inovação tecnológica se tornou pilar para o desenvolvimento sustentável de qualquer empresa, independentemente do seu segmento de atuação ou porte.

Pesquisa realizada pelo pelo Institute for the Future (IFTF) em parceria com a Dell Technologies, mostra como as tecnologias podem criar possibilidades de como as pessoas e os empregos se encontram de forma mais integrada, e também, como elas devem remodelar o ambiente de trabalho na próxima década. Em outras palavras, as mudanças no trabalho e no aprendizado em 2030 serão possibilitadas pelo amadurecimento e proliferação das tecnologias emergentes de hoje.

Como driblar os desafios de adotar uma nova ferramenta?

A adoção de novas tecnologias pode trazer inúmeros benefícios para a saúde da sua empresa. Mas, antes de implementar um service desk ou mesmo mudar de fornecedor, é importante que a empresa tenha minimamente o escopo do que ela quer. Trata-se de uma mudança de cultura e aprendizado dos colaboradores, uma vez que, a partir do software, processos e chamados serão criados pela ferramenta.

Por isso, é recomendado que haja uma preparação da equipe para receber a nova tecnologia. Nesse cenário, o principal aspecto é: treinamento. Isto é, treine sua equipe de maneira que a possibilite compreender todas as questões técnicas para utilizar a nova ferramenta. Além disso, apresente os benefícios que ela terá ao utilizar de forma integral.

Investir em algo que não dá retorno é um dos maiores medos dos gestores ao cogitar a contratação de um novo serviço. Mas, existem alguns passos que podem te ajudar a minimizar os riscos de uma aquisição malsucedida. Tais passos, vão além do treinamento da equipe. Confira!

1. Identifique suas necessidades

Ao identificar as dificuldades da empresa, fica mais fácil pontuar as necessidades e encontrar soluções. Por exemplo, você sente que a comunicação entre os departamentos é ineficaz e que eles trabalham como ilhas? Um software de Gestão de Serviços Corporativos (Enterprise Service Management, ou ESM) permite que suas equipes sejam mais colaborativas, unindo forças e processando solicitações por meio de uma única plataforma.

Se o problema é no atendimento e tempo de resposta ao cliente, o suporte omnichannel do TOPdesk possibilita que os clientes entrem em contato com você como e quando desejarem, pelo Portal de autoatendimento, por exemplo. Caso a dificuldade esteja na forma como equipes de TI gerenciam a entrega de serviços de TI aos clientes, com um software de ITSM é possível melhorar a produtividade da equipe, bem como, reduzir custos e gerar maior satisfação ao usuário final.

É preciso ter clareza quanto aos problemas da organização. Fazer testes que mostrem como o software pode melhorar a vida dos stakeholders, é excelente opção.

2. Conheça os riscos

É importante quantificar os riscos na hora de adotar uma nova ferramenta. E, quando falamos de riscos, tenha em mente não apenas os riscos em adotar, como também, em não adotar. Se os processos estão engessados, o risco possivelmente será em não os otimizar. Contudo, vale revisar exatamente quais as necessidades, como mencionamos acima, para que a ferramenta contratada não mais robusta do que sua empresa realmente precisa.

Planejamento de prevenção às falhas e o entendimento dos riscos ao longo de todo o processo, podem preparar para o sucesso. Ademais, esteja atento ao impacto que a adoção de uma nova tecnologia tem sobre os responsáveis. Com isso, é possível capacitar com sucesso os envolvidos.

Uma dica é contar com uma consultoria em TI, com especialistas para analisar e apontar quais serão os possíveis problemas que poderão surgir e, sobretudo, a identificar as necessidades na implementação.

3. Avalie fornecedores

Sabemos como novas tecnologias surgem demasiadamente rápido atualmente. Assim como, empresas que ofertam tais ferramentas. Nesse sentido, é importante fazer uma análise de mercado e conferir a confiabilidade dos fornecedores cotados.

Uma excelente opção é consultar o Gartner, que classifica fornecedores com base na opinião de clientes. Lá, é possível explorar alternativas e lições aprendidas em todas as etapas do processo de compra por meio de avaliações e classificações detalhadas. O TOPdesk, por exemplo, possui avaliação 4,6 de 5 – resultado de 802 classificações.

Outra opção válida é verificar as revisões de software, da TrustRadius. Assim como no Gaertner, lá você encontra o feedback do produto que você precisa, dado por pessoas como você. Neste, o TOPdesk tem pontuação 8,4 de 10 – com base em 289 avaliações e classificações. Além disso, contamos com selo de mais votado. Na TrustRadius, os produtos com altos índices de satisfação do cliente podem ganhar um selo de melhor classificação. Nosso software de Gerenciamento de serviços de TI (ITSM), por exemplo, está entre os três mais bem avaliados na plataforma em 2021.

4. Treine sua equipe

Não basta apenas ter novas ferramentas. É preciso que a equipe se sinta capacitada para usá-la. Escolher um fornecedor que ofereça treinamentos e webinars é uma ótima maneira de ajudá-los a se tornarem autossuficientes. Também é importante pensar sobre as necessidades específicas de treinamento de sua equipe: eles só precisam saber o básico para começar? Talvez eles pudessem fazer um curso intensivo de gestão do conhecimento? Ou até mesmo algo mais aprofundado como nosso treinamento de usuários e gerentes de aplicativos?

Navegue pelos treinamentos e conteúdo extra oferecidos por cada fornecedor e determine se eles ajudarão sua organização a obter o máximo da nova ferramenta.

​Treinar os colaboradores antes de implementar novas tecnologias, é essencial para o sucesso do projeto. Para que a ferramenta seja usada da melhor forma pelos funcionários e que o investimento traga retorno significativo, considere:

Investir em planejamento: elenque todas as fases do processo de implementação e trace um planejamento que contemple etapas a serem iniciadas antes mesmo de a ferramenta entrar em operação;
Envolver líderes: parte importante na hora de treinar os funcionários é envolver os líderes dos departamentos em todo o processo. Ao apresentar o projeto para gestores de diferentes áreas, reforce os benefícios da adoção da ferramenta. Mostrar que a empresa aberta a sugestões para realizar a transição também é aspecto importante;
Informar o passo a passo da implantação: para ajudar os funcionários durante a mudança, não deixe de informar o passo a passo da implantação do sistema. Para isso, crie conteúdos fáceis de serem compreendidos, celebre marcos do projeto e use a comunicação corporativa a seu favor. Apresentar os treinamentos e conteúdos oferecidos pelo fornecedor é válido para preparar a equipe.

Conte com uma consultoria em TI ao adotar uma nova ferramenta

Ter alguns cuidados para contratar novas tecnologias pode ser o diferencial para o sucesso do investimento. Planejar, avaliar e analisar todas as possibilidades é primazia. Porém, uma questão superimportante é contar com o apoio de especialistas. Nesse caso, a consultoria em TI traz inúmeros benefícios.

“O objetivo é ensinar e capacitar os participantes e responsáveis dos nossos parceiros, para que tenham independência e total controle de parametrizações da TOPdesk, sendo treinados durante a implementação”

Victor Marabeli, consultor de implementação TOPdesk

Entre as principais funcionalidades e atribuições que esse serviço proporcionará a sua empresa, destacamos:

identificação das necessidades ou problemas do seu negócio;
busca de profissionais e empresas especializadas para atender as demandas da sua empresa;
execução da análise de indicadores como o histórico de clientes, atendimento, disponibilidade de estoque etc.;
definições de processos e equipe responsável para implementação de software;
participação do processo de inclusão de novos sistemas na rotina da empresa;
auxílio na integração do TOPdesk com outra ferramenta. Temos +90 soluções disponíveis no nosso marketplace.
propor soluções para eventuais problemas que a organização tenha e que estejam relacionados à área de tecnologia, softwares, inovações etc.

Conte com a TOPdesk para implementar soluções à sua empresa

Com mais de 5.000 projetos ao redor do mundo, a TOPdesk sabe a importância e preparar colaboradores e trabalhar a cultura organizacional no momento de implantação de uma nova solução na empresa. Por isso, estamos aqui para ajudar você a tornar este processo muito mais tranquilo e prazeroso, junto a uma equipe de profissionais especializados e preparados para atender você.

Agora que você compreendeu a importância do planejamento e treinamento da equipe para adotar novas tecnologias, veja como a TOPdesk pode ajudar neste processo!

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