Por em March 15, 2019

Os profissionais da área de TI recebem demandas de várias áreas da empresa. As solicitações de suporte se multiplicam ao longo de um dia e a pauta de tarefas do analista cresce em um ritmo acelerado. Além disso, muitas vezes, os chamados se repetem e o telefone não para de tocar, com solicitantes pedindo por prioridade. A boa notícia é que com uma solução ITSM (IT Service Management) tudo pode ser diferente.

Se identificou com essa rotina, não é mesmo? É assim que acontece em muitas organizações. Contudo, o investimento em uma solução Service Desk pode transformar a realidade da área de TI e da empresa. Os analistas ganham em produtividade, os solicitantes são atendidos com mais agilidade e a gestão do setor é levada a outro patamar.

Quer conhecer as funcionalidades do TOPdesk que podem simplificar e otimizar a rotina do time de TI e das demais áreas também? Continue lendo este artigo e descubra o que o software tem de melhor!

#1 Ferramenta amigável

Desenvolvido com o objetivo de oferecer uma excelente experiência ao usuário final, o TOPdesk tem alta amigabilidade e é intuitivo. Desse modo, dispensa o treinamento profundo e simplifica relação e comunicação de usuários com área de TI.

A ferramenta dispõe de recursos muito semelhantes àqueles usados em outros aplicativos. As telas do sistema, por exemplo, são organizadas em abas, seguindo a mesma lógica de disposição dos navegadores mais populares como Google Chrome e Mozilla Firefox.

#2 Gestão de Chamados

Sabendo que a grande demanda da área de TI deriva da abertura de chamados, nada melhor do que ter uma ferramenta com módulo exclusivo para a gestão das solicitações dos usuários.

Esta funcionalidade simplifica a rotina de gerenciamento dos chamados, otimizando os recursos da equipe, melhorando a produtividade e garantindo atendimento ágil aos usuários.

Além disso, o gerente de TI também ganha a possibilidade de acompanhar e ter um controle muito mais preciso de todas as movimentações.

Para organizar o atendimento aos chamados, o TOPdesk permite a categorização das solicitações, de acordo com o status e o destaque ou cor de cada uma. É possível classificá-las da seguinte forma:

Chamados novos – negrito;
Chamados em atraso – vermelho;
Chamados prestes a vencer – azul;
Chamados dentro do prazo SLA – sem destaque.
Com essa organização, o analista consegue priorizar e gerenciar a demanda de um jeito muito mais rápido e assertivo, respeitando os limites de tempo de atendimento e os prazos acordados (SLA).

Além disso, os profissionais de TI têm acesso ao resumo dos chamados. Desse modo, podem, por exemplo, acompanhar todos os chamados de um usuário, bem como transferi-los para outro operador, se for o caso. O analista de TI pode encaminhar um chamado para o responsável pela finalização do atendimento na Manutenção, por exemplo.

#3 Autonomia e facilidade de parametrização

Muitos gestores e profissionais de TI têm receio de apostar em uma solução ITSM pelo esforço de parametrização e consultoria constante que uma plataforma exige. Se esse é o seu caso, pode ficar despreocupado.

Isso porque o TOPdesk oferece uma parametrização simples e independente. Para personalizar a tela do Service Desk com a identidade visual da empresa, por exemplo, você não precisa do apoio de um técnico. O próprio funcionário consegue fazer essa customização com total autonomia.

A mesma facilidade se aplica à criação e edição de formulários. É muito simples! Por isso, os profissionais podem, sim, apostar no autoatendimento.

#4 Acesso às informações dos usuários e dos equipamentos

Com o TOPdesk o analista pode consultar perfil do colaborador solicitante, com todos os dados cadastrais, bem como saber quais os equipamentos e sistemas que ele usa.

Esse acesso permite que o analista identifique os ativos que estão sob os cuidados do usuário e, ainda, verifique o histórico de chamados desses equipamentos para manter um controle.

A disponibilidade dos dados dos colaboradores depende da importação em massa de todas informações na fase de implantação. Os dados são migrados do CRM da empresa para o TOPdesk.

#5 Base de conhecimento própria

Na prática, sempre que falamos em ITSM e outros tipos de softwares não existe nada melhor do que ter uma solução desenvolvida sob medida para a organização. Com o TOPdesk, você tem condições de fazer todos os ajustes necessários para deixar o Service Desk com a cara da organização.

É possível, por exemplo, criar uma base de conhecimento própria, fomentada pelas informações fornecidas pela área de TI ou RH, por exemplo. Sempre que o analista identificar solicitações populares, que se repetem com frequência, ele pode incluir no sistema.

Desse modo, quando o usuário for abrir o chamado, a ferramenta sugere automaticamente algumas soluções. Assim, o usuário pode resolver o problema por conta própria.

#6 Emissão de relatórios inteligentes

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Cada vez mais os dados se consolidam como insumos indispensáveis para a inteligência de negócio dos setores e da organização. Na área de TI não seria diferente. Por isso, o TOPdesk traz um módulo que possibilita o cruzamento de dados e a geração de vários tipos de relatórios.

Com a ferramenta, é possível:

Configurar o envio automático de relatórios semanais e/ou mensais para vários destinatários;
Identificar a área que gera mais demanda de manutenção;
Identificar a causa raiz dos problemas mais comuns em cada área. Por exemplo, se no financeiro foram registrados vários chamados pedindo reparo na impressora, qual será o motivo das solicitações reincidentes? A impressora precisa ser trocada? Ou a equipe não está apta para manusear o equipamento?
Aplicar soluções e reparos definitivos, eliminando solicitações reincidentes sobre o mesmo problema;
Evitar número excessivo de chamados.
Viu, só? O TOPdesk oferece uma série de funcionalidades e ferramentas que podem melhorar a produtividade do time de TI e aumentar a disponibilidade dos recursos de hardware e software para todos os profissionais da organização. Descubra o potencial do TOPdesk: faça um teste gratuito!