O valor de gerenciar saúde e segurança nas organizações

Uma pesquisa mostrou que 55% das empresas holandesas não têm Enfermeiros (EROs) presentes em número suficiente durante o verão. Além disso, o Desfibrilador Automático Externo (DEA) muitas vezes não funciona de forma adequada ou sua bateria é insuficiente. Usar o TOPdesk como sistema central de Segurança e Saúde ajuda a evitar tais problemas.

Um excelente registro de S&S pode salvar vidas

O primeiro passo para um ambiente de trabalho seguro é registrar seu patrimônio de Segurança e Saúde. Isso pode ser feito no módulo Gestão de Ativos da TOPdesk. No entanto, certifique-se de tomar o caminho certo. Por exemplo, não há razão para registar cada detector de fumaça individualmente, já que eles são verificados em lotes.

O módulo de Gestão de Ativos também dá a possibilidade de registrar certificados de Segurança e Saúde. Isso o permitirá ver, de forma geral, quem tem qual certificação. Mais uma vez, não recomendamos registrar cada certificado individualmente: geralmente há várias pessoas com a mesma certificação.

Um bom exemplo de um objeto que deve ser registrado individualmente é o Desfibrilador Automático Externo (DEA). De acordo com as estatísticas norte-americanas, as chances de sobrevivência em parada cardíaca quase dobram se um dos presentes rapidamente usa um DEA. Isso significa que saber a localização do dispositivo é extremamente importante.

Depois de ter registrado seu patrimônio de Segurança e Saúde no TOPdesk, criar chamados sobre os ativos é fácil. ‘O kit de primeiros socorros foi usado e precisa ser reposto’ é um exemplo desse tipo de chamado, mas você também pode relatar cabos soltos ou outras situações potencialmente perigosas no escritório.

Recomendamos também incluir Segurança e Saúde no procedimento inicial do RH. Ao criar uma nova estação de trabalho, você pode verificar se ela obstrui as vias de saídas de emergência, por exemplo. Além disso, é possível adicionar o novo funcionário na lista de instruções obrigatórias de Segurança e Saúde.

Abordagem proativa com gestão de tarefas operacionais

Nossos consultores observam que a maioria das organizações planeja bem suas simulações de evacuação. No entanto, tarefas igualmente importantes, como a verificação das rotas de fuga e a troca de baterias do DEA no prazo, muitas vezes caem no esquecimento. Nos últimos dois anos, as inspeções revelaram que apenas um número limitado de 80.000 DEAs na Holanda são submetidos a manutenção regular.

O módulo de Gestão de Operações torna mais fácil o controle de tarefas de manutenção recorrentes. As tarefas a serem executadas são automaticamente adicionadas à lista de tarefas do responsável. Se houver operadores que não acessam regularmente o TOPdesk, você pode usar e-mails para atualizá-los automaticamente sobre as próximas tarefas.

Um único centro de informações

O TOPdesk é uma excelente ferramenta para se comunicar com seus colegas de trabalho, e também pode ser usada para melhorar sua segurança operacional. Por exemplo, você pode usar o Portal de Autoatendimento para publicar uma notícia sobre os resultados do seu exercício de evacuação.

A Base de Conhecimento é um bom lugar para registar seus procedimentos de evacuação. Você também pode registrar a quem seus funcionários devem recorrer para obter informações sobre alergias ou passar informações sobre condições médicas. Você pode demonstrar como assegurar que seus colegas tenham um ambiente de trabalho seguro. Posteriormente, é possível expandir a base de conhecimento com dados de saúde, como a prevenção de lesões por esforço repetitivo (LER).

O TOPdesk também pode ser um ponto de informação central para os seus Enfermeiros. A Base de Conhecimento permite sempre ter acesso a dados sobre os ativos de Segurança e Saúde registrados, bem como mapas, rotas de fuga, e os procedimentos de segurança. Se a sua organização possui vários edifícios, registrar todas as informações em um único ambiente TOPdesk, facilmente acessível, pode vir a ser útil.

Socorro! Onde está o meu ERO?

Os enfermeiros normalmente trabalham em diferentes departamentos em toda a organização. Você provavelmente já está familiarizado com as listas de presença no salão, indicando quais enfermeiros encontram-se no edifício. Essas listas são boas para verificar quais agentes estão presentes hoje, mas e amanhã? Ou na próxima semana?

Em períodos de férias é comum e provável que as organizações tenham poucos enfermeiros disponíveis (55%, como mencionado anteriormente). O diário de bordo da TOPdesk pode ajudar a evitar esse tipo de situação. O diário de bordo permite que você registre facilmente quais enfermeiros estão presentes, para quando suas férias estão planejadas, além de seus dias folga. Além disso, o verificador de disponibilidade especial permite que você veja se o número desejado de enfermeiros é suficiente para todos os dias. Se demonstrar que há um déficit estrutural do número de enfermeiros, você pode responder ao problema de acordo.

Seus colegas de trabalho recebem instruções sobre o que fazer em uma emergência. Eles estão familiarizados com o edifício e geralmente participam de exercícios de evacuação. No entanto, o mesmo não pode ser dito da maioria dos visitantes, como técnicos, que frequentemente trabalham em salas sem estações de trabalho.

O módulo de Registro de Visitantes do TOPdesk permite que você registre todos os visitantes esperados em um só lugar. Registrar a chegada e a saída de cada visitante possibilita que você tenha uma visão geral atualizada dos visitantes do dia. Isso o ajuda a se preparar para emergências em todos os momentos.